Comment inviter un utilisateur à une entité
Pour inviter un utilisateur à votre entité, suivez ces étapes :
Accédez à la page Utilisateurs et Permissions :
Si vous êtes administrateur :
Allez dans Trésorerie → Utilisateurs et Permissions.
Ici, vous pouvez inviter des utilisateurs à une ou plusieurs entités, gérer les permissions et renvoyer ou supprimer des invitations si nécessaire.
Si vous êtes membre :
Vous pouvez uniquement voir les entités dont vous êtes membre et ne pouvez pas inviter de nouveaux utilisateurs.
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" :
Recherchez le bouton "Inviter un utilisateur" et cliquez dessus.
Suivez le processus d'invitation en trois étapes :
Étape 1 : Remplissez les informations de l'utilisateur :
Entrez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter.
Entrez le poste de l'invité. (Voir pourquoi cela est important ci-dessous.)
Étape 2 : Définissez les entités :
Choisissez d'inviter l'utilisateur à toutes les entités ou à une sélection d'entités.
Remarque : Vous ne pouvez pas inviter un utilisateur à une entité où une invitation est déjà en attente ou où l'utilisateur est déjà membre.
Étape 3 : Définissez les permissions :
Attribuez le niveau d'accès approprié à l'utilisateur. Vous pouvez :
Choisir des droits entièrement personnalisés pour l'utilisateur.
Attribuer le profil administrateur pour un accès complet.
Envoyez l'invitation :
Cliquez sur "inviter". L'invité recevra un e-mail avec des instructions pour rejoindre Agicap.
Remarque : Si vous devez modifier une invitation en attente, vous devez la supprimer et recommencer le processus.
Pourquoi le poste est-il obligatoire ?
Lors de l'invitation d'un utilisateur, vous devez entrer son poste. Cela nous aide à identifier les rôles clés au sein de votre organisation, tels que PDG, DAF ou Responsable Financier. Connaître ces rôles nous permet de fournir un support adapté et de garantir qu'Agicap continue d'apporter de la valeur à votre équipe.
Inviter des détenteurs de carte 💳
Si quelqu'un a besoin d'accéder uniquement à la fonctionnalité Dépenses par carte sans les autres fonctionnalités d'Agicap, invitez-le en tant que Détenteur de carte.
Pour inviter un détenteur de carte :
Allez dans l'onglet Détenteurs de carte dans Dépenses par carte.
Cliquez sur "Inviter un détenteur de carte".
Remplissez le formulaire d'invitation :
Informations personnelles : Fournissez les détails du détenteur de carte pour la configuration de son compte Swan.
Envoyez l'invitation :
L'invité recevra un e-mail d'Agicap.
L'invité complète la configuration :
Après avoir cliqué sur "Rejoindre la plateforme" dans l'e-mail, il créera son mot de passe Agicap.
Il confirmera ses informations et configurera un code à 6 chiffres pour l'authentification Swan.
Résultat : L'accès Agicap et le compte Swan du détenteur de carte sont créés en une seule étape.
💡 Conseils
Seuls les administrateurs ou les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent inviter de nouveaux utilisateurs ou détenteurs de carte.
Si vous n'êtes pas administrateur et devez inviter quelqu'un, contactez l'administrateur de votre entité pour obtenir de l'aide.
Assurez-vous que l'e-mail et le poste de l'invité sont corrects pour simplifier le processus d'intégration.
Utilisez le nouveau filtre d'entité sur la page Utilisateurs et Permissions pour obtenir une vue plus claire des membres pour chaque entité.
Nouvelles fonctionnalités pour les invitations d'utilisateurs
Nous avons introduit plusieurs mises à jour pour simplifier le processus d'invitation des utilisateurs :
Invitez des utilisateurs à plusieurs entités en une seule fois : Vous pouvez désormais inviter un utilisateur à toutes les entités ou à une sélection d'entités en une seule invitation. Cela permet de gagner du temps et d'assurer un processus d'intégration plus fluide.
Filtre d'entité pour une meilleure visibilité : Un nouveau filtre d'entité a été ajouté à la page Utilisateurs et Permissions. Cela permet aux administrateurs de visualiser et de gérer facilement les membres pour des entités spécifiques.
Renvoyer ou supprimer des invitations : Des actions groupées sont désormais disponibles pour renvoyer ou supprimer des invitations directement depuis la page Utilisateurs et Permissions.
Permissions stockées pour une activation future : Si certaines fonctionnalités ne sont pas encore actives pour une entité, les permissions attribuées lors du processus d'invitation seront stockées. Lorsque la fonctionnalité devient disponible, l'utilisateur obtiendra automatiquement les droits attribués.
Limitations :
Actuellement, les utilisateurs ne peuvent être invités qu'un par un. Les invitations groupées ne sont pas encore prises en charge.
FAQ❓
J'ai invité un utilisateur, mais il n'a pas reçu l'e-mail. Que dois-je faire ?
Demandez-lui de vérifier son dossier spam ou courrier indésirable. S'il ne le trouve toujours pas, vous devrez peut-être renvoyer l'invitation.
Puis-je inviter plusieurs utilisateurs à la fois ?
Actuellement, les utilisateurs ne peuvent être invités qu'un par un à chaque entité.
Comment inviter un utilisateur à plusieurs entités ?
Vous pouvez désormais inviter un utilisateur à plusieurs entités en une seule fois en sélectionnant soit toutes les entités, soit une sélection spécifique d'entités lors du processus d'invitation.
Comment renvoyer une invitation ?
Vous pouvez renvoyer une invitation en :
Accédant aux détails de l'invitation spécifique et en la renvoyant.
Utilisant les actions groupées disponibles sur la page Utilisateurs et Permissions pour renvoyer plusieurs invitations à la fois.