Qu'est-ce que l'OCR et comment cela vous aide-t-il ?
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est un outil qui détecte les informations dans des documents comme les fichiers PDF pour vous aider à vérifier les factures. Il lit les détails de la facture et les remplit automatiquement, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.
Quand l'OCR est-il déclenché ?
L'OCR est activé dans les scénarios suivants :
Importer manuellement une facture
Transférer une facture par email
Scanner ou importer une facture via l'application mobile
Cependant, l'OCR n'est pas déclenché lorsque :
Synchroniser une facture via l'intégration SDI
Informations détectées par l'OCR
La fonctionnalité OCR extrait les données suivantes de vos factures :
Montant
Bénéficiaire
Si le bénéficiaire existe déjà dans Agicap et est reconnu par l'OCR, une suggestion est faite dans le formulaire de vérification.
Si le bénéficiaire n'existe pas, vous pouvez le créer. Les champs intitulé et IBAN peuvent être pré-remplis si l'OCR détecte cette information.
Numéro de facture
Date de facturation
Échéance
Le titre de la facture est défini comme :
"Nom du fournisseur - Numéro de facture" si les deux informations sont détectées.
Nom de fichier original si une ou les deux informations manquent.
Comment utiliser l'OCR dans votre flux de travail de facturation
Importer manuellement une facture
Allez dans Factures sur votre tableau de bord Agicap.
Cliquez sur Importer une facture.
Téléchargez votre fichier de facture.
L'OCR extraira automatiquement les informations.
Passez en revue les détails détectés et apportez les ajustements nécessaires.
Enregistrez la facture dans vos dossiers.
Transférer une facture par email
Transférez l'email de la facture à votre adresse email dédiée Agicap.
L'OCR traitera la facture jointe.
Consultez la section Factures pour examiner et vérifier les informations extraites.
Scanner une facture via l'application mobile
Ouvrez l'application mobile Agicap sur votre appareil.
Utilisez la fonctionnalité Scanner une facture pour capturer une image de la facture.
L'OCR analysera l'image et extraira les données.
Vérifiez les détails et enregistrez la facture.
💡 Conseils pour obtenir les meilleurs résultats avec l'OCR
Assurez-vous que vos factures sont claires et lisibles.
Utilisez des formats standards comme PDF pour une meilleure précision.
Plus vous utilisez l'OCR, plus il devient intelligent grâce aux améliorations de l'apprentissage automatique.
Q&R ❓
Que dois-je faire si l'OCR ne reconnaît pas certaines informations ?
Si l'OCR manque certains détails ou détecte des informations incorrectes, vous pouvez entrer ou corriger manuellement les données lors de l'étape de vérification avant d'enregistrer la facture.
Puis-je faire confiance à l'OCR pour être toujours précis ?
Bien que l'OCR réduise considérablement la saisie manuelle, il ne garantit pas une précision à 100 %. Vérifiez toujours les informations extraites pour vous assurer qu'elles sont correctes.
Pourquoi l'OCR ne fonctionne-t-il pas avec l'intégration SDI ?
L'OCR n'est pas déclenché lors de la synchronisation des factures via l'intégration SDI car les factures sont traitées différemment. Dans ce cas, vous devrez vérifier et gérer les factures manuellement.