Qu'est-ce que l'OCR dans les Accounts Receivable ?
La reconnaissance optique de caractères (OCR) dans Accounts Receivable vous permet d'importer des factures à partir de documents PDF ou d'images, et d'extraire automatiquement les informations essentielles pour vous. Par défaut, nous utilisons notre propre technologie OCR OpenAI, offrant une grande précision dans la plupart des cas. Si nécessaire, vous pouvez passer à l'OCR de notre partenaire Klippa pour des résultats alternatifs en faisant une demande à l'équipe support.
Comment utiliser l'OCR avec des PDFs et des Emails
Importer des factures à partir de PDFs ou d'images
Accédez à la section Factures dans les Accounts Receivable.
Cliquez sur Importer une facture et sélectionnez À partir de documents PDF et d'images.
Téléchargez votre fichier PDF ou l'image de la facture.
L'OCR traitera le document et extraira automatiquement les informations clés.
Importer des factures par email
Transférez votre email de facture à votre adresse email Agicap dédiée fournie dans les Accounts Receivable.
L'OCR traitera la pièce jointe et extraira les données.
Quelles données sont automatiquement extraites ?
La fonctionnalité OCR capture automatiquement les informations suivantes de vos factures :
Numéro de facture
Montant (y compris les taxes)
Date d'émission
Échéance (calculée en utilisant les conditions de paiement si applicable)
Nom du client
💡 Si le client existe déjà dans votre compte Agicap, l'OCR suggérera des clients ou contacts correspondants pour une association facile.
Ajouter manuellement des informations supplémentaires
Certains détails ne sont pas extraits par l'OCR et doivent être saisis manuellement :
Intitulé de la facture
Délai de paiement prévu
Pour ajouter ces informations :
Après que l'OCR a traité votre facture, examinez les informations extraites.
Renseignez les détails manquants dans les champs fournis.
Enregistrez la facture pour mettre à jour vos dossiers.
Améliorer la précision de l'OCR
Si vous remarquez que l'OCR n'a pas extrait certaines informations correctement pour beaucoup de vos factures, vous pouvez aider à améliorer sa précision :
Fournir des exemples : Partagez des PDFs de factures où l'OCR a rencontré des problèmes.
Mettre en évidence les écarts : Spécifiez ce qui a été reconnu et ce qui aurait dû être reconnu.
Contacter le support : Contactez notre équipe de support avec ces informations pour nous aider à améliorer l'OCR.
Votre retour est inestimable pour améliorer la fonctionnalité OCR pour tout le monde !
💡 Conseils
Changer de fournisseur OCR : Si vous n'êtes pas satisfait des résultats de l'OCR, essayez de passer au fournisseur OCR alternatif dans vos paramètres.
Reconnaissance des clients : Assurez-vous que vos clients sont ajoutés à Agicap au préalable pour des suggestions de clients OCR plus fluides.
Limites de téléchargement quotidien : Profitez de notre généreuse limite de téléchargement quotidien de 1 000 fichiers avec le nouveau système OCR.
Q&R ❓
Comment puis-je passer de l'OCR OpenAI à l'OCR Klippa ?
Vous devez demander à l'équipe de support Agicap de le faire.
Que faire si l'OCR ne reconnaît pas le nom de mon client ?
Assurez-vous que le client est déjà ajouté à votre compte Agicap. L'OCR suggère des clients basés sur les entrées existantes. S'il s'agit d'un nouveau client, vous devrez l'ajouter manuellement.
Puis-je télécharger plusieurs factures à la fois ?
Oui ! Vous pouvez télécharger en lot plusieurs factures PDF, et l'OCR traitera chacune individuellement. C'est un excellent moyen de gagner du temps lors de la gestion de gros volumes de factures.