Comment importer une facture par e-mail
Trouvez votre adresse e-mail unique
Dans Accounts Receivable, accédez à Ajouter des factures et sélectionnez Importer par e-mail.
Vous verrez votre adresse e-mail unique au format
XXX-XXX@invoice.cashcollect.io.
Envoyez la facture
Depuis votre client de messagerie, rédigez un nouvel e-mail.
Joignez la facture en tant que fichier PDF ou image.
Envoyez l'e-mail à votre adresse e-mail unique Accounts Receivable.
Que se passe-t-il après l'envoi de la facture
La facture apparaîtra dans l'onglet En attente de vérification dans CashCollect.
Un processus de reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les informations clés de votre facture.
Vous devrez examiner et confirmer les détails extraits avant que la facture ne soit entièrement importée.
Comment valider les factures importées
Vérifiez les champs extraits par l'OCR
Vérifiez les détails suivants reconnus par l'OCR :
Type : Facture ou Avoir client
Intitulé
Client
Montant et Devise
Date d'émission et Échéance
💡 Note : Pour les avoirs, seule la date d'émission est requise.
2. Confirmez les détails de la facture
Apportez les ajustements nécessaires aux informations extraites.
Une fois tout correct, confirmez la facture.
⚠️ Important : Le numéro de facture ne peut pas être modifié après validation. Pour le changer, vous devrez supprimer et réimporter la facture.
Après validation de la facture
La validation d'une facture déclenche plusieurs actions :
Ajout à la liste des factures : La facture passe à la liste Factures en attente ou Avoirs disponibles.
Attache le PDF ou l'image : Le fichier original est lié à la facture.
Crée une opération engagée : Une entrée est faite dans la Trésorerie pour un futur rapprochement.
Mise à jour des analyses : Les chiffres dans la section Analyses sont mis à jour.
Entrée de rapprochement : La facture apparaît dans Rapprochement pour correspondre aux paiements.
Mise à jour des informations client : Ajuste le Montant dû, Montant en souffrance et Délai moyen pour le client associé.
Gestion des factures en double
Si une facture avec le même numéro existe déjà :
Vous recevrez un message : "Il semble que cette facture ait déjà été importée."
Vous pouvez choisir de :
Lier le nouveau document : Joindre le nouveau PDF à la facture existante.
Remplacer le document existant : Mettre à jour la facture avec le nouveau PDF s'il a le même nom de fichier.
Cela garantit que vos dossiers restent précis et à jour.
Restrictions d'accès pour les utilisateurs non-admin
Si les restrictions sont activées dans Paramètres (⚙️), les utilisateurs non-admin auront un accès limité.
Les utilisateurs non-admin peuvent :
Voir les factures pour les clients auxquels ils sont assignés.
Importer et valider toutes les factures, même pour les clients auxquels ils ne sont pas assignés.
Les utilisateurs admin ont un accès complet à toutes les factures validées.
Configuration des redirections d'e-mails
Pour automatiser le transfert de factures depuis votre e-mail :
Utilisateurs Gmail :
Configurez une règle de transfert dans les paramètres Gmail.
Gmail enverra un code de confirmation à votre adresse e-mail CashCollect.
Utilisateurs Outlook :
Créez une règle de transfert dans les paramètres Outlook.
Outlook peut également nécessiter un code de validation envoyé à votre e-mail CashCollect.
⚠️ Comme vous ne pouvez pas accéder aux e-mails envoyés à votre adresse CashCollect, contactez l'équipe de support Agicap pour récupérer le code de validation si nécessaire.
💡 Conseils
Évitez la validation OCR : Si vous préférez, vous pouvez attribuer des PDFs directement aux factures sans validation OCR en utilisant la fonctionnalité Attribuer PDF aux factures.
Organisez vos factures : Examinez et validez régulièrement les factures en attente pour garder vos dossiers à jour.
Surveillez les doublons : Vérifiez toujours les factures en double pour éviter les erreurs dans vos données financières.