Comment importer une facture par e-mail ?
Trouvez votre adresse e-mail unique
Dans Accounts receivable, accédez à Ajouter des factures et sélectionnez Importer par e-mail.
Vous verrez votre adresse e-mail unique au format
inbox-identifiant_unique@receivables.agicap.com.
💡 Remarque : Le nouveau format d'adresse e-mail améliore la sécurité pour éviter les factures frauduleuses. Si vous avez configuré des règles de transfert automatique d'e-mails, assurez-vous de les mettre à jour avec la nouvelle adresse. L'ancienne adresse reste active pour les entités existantes mais n'est plus visible dans Accounts receivable.
Envoyez la facture
Depuis votre compte e-mail, rédigez un nouvel e-mail.
Joignez la facture au format PDF ou image.
Envoyez l'e-mail à votre adresse e-mail unique Accounts receivable.
Que se passe-t-il après l'envoi de la facture ?
La facture apparaîtra dans l'onglet Gérer les documents en attente dans Accounts Receivable.
Un processus de reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les informations clés de votre facture.
Vous devrez examiner et confirmer les détails extraits avant que la facture ne soit entièrement importée.
Comment valider les factures importées ?
Vérifiez les champs extraits par l'OCR Vérifiez les détails suivants reconnus par l'OCR :
Type : Facture ou Avoir
Titre
Client
Montant et devise
Date d'émission et Date d'échéance
💡 Remarque : Pour les avoirs, seule la date d'émission est requise.
Confirmez les détails de la facture
Apportez les ajustements nécessaires aux informations extraites.
Une fois tout correct, confirmez la facture.
⚠️ Important : Le numéro de facture ne peut pas être modifié après validation. Pour le changer, vous devrez supprimer et réimporter la facture.
Après validation de la facture
La validation d'une facture déclenche plusieurs actions :
Ajout à la liste des factures : La facture passe dans la liste Factures ou Avoirs disponibles.
Attachement du fichier PDF ou image : Le fichier original est automatiquement lié à la facture.
Création d'une opération engagée : Une entrée est créée dans Treasury pour un rapprochement futur.
Mise à jour des analyses : Les chiffres dans la section Analyses sont actualisés.
Entrée de rapprochement : La facture apparaît dans Rapprochement pour correspondre aux paiements.
Mise à jour des informations client : Ajuste le Montant dû, le Montant restant et le Délai moyen pour le client associé.
Gestion des factures en double
Si une facture avec le même numéro existe déjà :
Vous recevrez un message : "Il semble que cette facture ait déjà été importée."
Vous pouvez choisir de :
Lier le nouveau document : Attachez le nouveau PDF à la facture existante.
Remplacer le document existant : Mettez à jour la facture avec le nouveau PDF si le nom de fichier est identique.
Cela garantit que vos enregistrements restent précis et à jour.
Restrictions d'accès pour les utilisateurs non administrateurs
Si les restrictions sont activées dans Paramètres (⚙️), les utilisateurs non administrateurs auront un accès limité.
Utilisateurs non administrateurs peuvent :
Voir les factures des clients qui leur sont assignés.
Importer et valider toutes les factures, même pour les clients qui ne leur sont pas assignés.
Utilisateurs administrateurs ont un accès complet à toutes les factures validées.
Configuration des redirections d'e-mails
Pour automatiser le transfert des factures depuis votre e-mail :
Utilisateurs Gmail :
Configurez une règle de transfert dans les paramètres Gmail.
Gmail enverra un code de confirmation à votre adresse e-mail AR.
Utilisateurs Outlook :
Créez une règle de transfert dans les paramètres Outlook.
Outlook peut également nécessiter un code de validation envoyé à votre e-mail AR.
⚠️ Comme vous ne pouvez pas accéder aux e-mails envoyés à votre adresse Accounts Receivable, contactez l'équipe support Agicap pour récupérer le code de validation si nécessaire.
💡 Conseils
Ignorer la validation OCR : Si vous préférez, vous pouvez attribuer directement des PDF aux factures sans validation OCR en utilisant la fonctionnalité Attribuer PDF aux factures.
Organisez vos factures : Examinez et validez régulièrement les factures en attente pour maintenir vos enregistrements à jour.
Surveillez les doublons : Vérifiez toujours les factures en double pour éviter les erreurs dans vos données financières.