Comprendre les bases de l'importation de factures
Vous pouvez importer des factures et des avoirs clients dans Accounts Receivable via un fichier tableur. Cela peut être fait en utilisant des méthodes d'importation personnalisée construites par Agicap.
Si vous souhaitez utiliser cette méthode, vous devrez contacter le chat pour créer l'importation personnalisée. Ils vous demanderont d'envoyer soit votre grand livre client, soit une liste de vos factures actuelles.
La plupart du temps, cela peut prendre une à deux semaines pour créer ce paramétrage.
Formats de fichiers pris en charge
Cash Collect ne prend en charge que les fichiers au format Excel (.xlsx) pour l'importation de factures.
Taille maximale du fichier et limite de factures
La taille maximale du fichier pour l'importation est de 10 Mo.
Vous pouvez importer jusqu'à 60 000 factures et avoirs.
Le nombre de factures correspond au nombre de lignes non vides dans votre fichier.
Modes d'importation de factures pour les marquer comme payées
Il existe deux modes disponibles pour importer des factures afin de les marquer comme payées :
Méthode d'importation des factures en attente
En utilisant la méthode d'importation des factures en attente, vous n'avez besoin d'importer que les factures en attente. Les factures présentes dans Accounts Receivable, mais qui ne sont pas dans votre fichier importé, seront automatiquement marquées comme payées.
Cette méthode est utile si votre système ERP peut extraire uniquement les factures en attente ou si vous avez un grand nombre de factures.
Pour utiliser cette méthode, contactez le chat, la bulle bleue en bas à droite de votre compte Agicap, et demandez-leur d'activer l'importation des factures en attente de paiement.
💡 Une fois activée, veillez à toujours importer toutes vos factures en cours, sinon tout sera marqué comme payé sur Agicap.
Méthode d'importation historique
Avec la méthode d'importation historique, vous importez toutes vos factures, qu'elles soient payées ou non. Les factures de votre fichier seront créées ou mises à jour dans Accounts Receivable en conséquence. Cette méthode est la méthode d'importation par défaut.
Étapes pour importer des factures à l'aide d'un tableur
Exporter le fichier tableur utilisé comme modèle pour créer les paramètres
Assurez-vous qu'il est au bon format (.xlsx) et que les colonnes sont dans le bon ordre.
Importer le fichier
- Dans **Accounts Receivable**, accédez à la section d'importation de factures.- Téléchargez votre fichier.
Examiner l'analyse de l'importation
Après l'importation, vous verrez un résumé :
- Nombre de **nouvelles factures/avoirs** à importer.- Nombre de factures/avoirs à **mettre à jour**.- Nombre de factures **marquées comme payées**.
Valider l'importation
- Examinez attentivement le rapport d'analyse avant la validation.- Assurez-vous que le nombre de factures marquées comme payées est correct.
Finaliser l'importation
- Une fois validées, les factures seront créées ou mises à jour dans **Cash Collect**.
Que se passe-t-il après l'importation des factures ?
Nouvelles factures et avoirs
Créés dans les listes de Factures en attente ou Avoirs disponibles.
Les opérations engagées sont créées dans la Trésorerie si la synchronisation est activée.
Les données d'analyse et de rapprochement sont mises à jour en conséquence.
Factures existantes
Les informations telles que le montant, la date d'émission, la date d'échéance et la date de règlement peuvent être mises à jour.
Le numéro de facture ne peut pas être modifié. Si nécessaire, supprimez et réimportez la facture.
Les mises à jour se refléteront dans la Trésorerie, les analyses et le rapprochement.
Gestion des factures importées
Après l'importation, vous pouvez modifier les informations suivantes sur la facture :
Intitulé
Client
Montant et Devise
Date d'émission
Date d'échéance
Délai de paiement prévu
Date de règlement
⚠️ Le numéro de facture ne peut pas être modifié une fois la facture vérifiée.
💡 Conseils
Assurez-vous que votre fichier tableur est correctement formaté et contient toutes les colonnes obligatoires.
Lors de l'utilisation de la méthode d'importation des factures en attente, incluez toujours toutes les factures en attente pour éviter un marquage incorrect des factures payées.
Si vous rencontrez des problèmes de performance avec de grandes importations, envisagez de diviser votre fichier en morceaux plus petits.
Examinez attentivement l'analyse de l'importation avant la validation pour éviter des modifications involontaires.
Q&R ❓
Pourquoi ne puis-je pas voir toutes les factures après l'importation ?
Si vous êtes un utilisateur non-admin et que la restriction est activée dans les Paramètres, vous ne verrez que les factures associées aux clients où vous êtes assigné en tant qu'utilisateur interne. Les utilisateurs admin ont accès à la liste complète des factures.
Que dois-je faire si je dois changer un numéro de facture ?
Une fois qu'une facture est vérifiée, le numéro de facture ne peut pas être modifié. Pour le changer, vous devez supprimer la facture et la réimporter avec le bon numéro de facture.
Comment gérer les paiements partiels ou les versements ?
Lors de la mise à jour du montant dû pour les paiements partiels, sachez que le montant original n'est pas conservé, et les versements ne sont pas créés automatiquement. Vous devrez peut-être gérer les versements manuellement en divisant la facture selon les besoins dans Agicap.
Pourquoi l'opération engagée dans la Trésorerie met-elle du temps à apparaître ?
Après l'importation des factures, la synchronisation avec la Trésorerie peut prendre du temps, surtout pour les grandes importations :
L'importation de 10 000 factures peut prendre environ 20 minutes.
L'importation de 60 000 factures peut prendre jusqu'à 1 heure.
Veuillez laisser un certain temps pour que les opérations engagées apparaissent dans la Trésorerie.