Qu'est-ce que la fonctionnalité de rapprochement ?
La fonctionnalité de Rapprochement d'Agicap vous aide à faire correspondre vos factures fournisseurs vérifiées avec les paiements réels effectués, garantissant que votre trésorerie reflète les informations les plus précises. En rapprochant les factures et les paiements, vous obtenez une meilleure visibilité sur vos dépenses et rationalisez votre processus d'Accounts Payable.
Comment utiliser la fonctionnalité de rapprochement
Suivez ces étapes simples pour rapprocher vos factures fournisseurs dans Agicap :
Accédez au module de rapprochement : Rendez-vous dans la section Rapprochement de votre compte Agicap.
Consultez les factures vérifiées : Vous trouverez une liste de factures Vérifiées provenant du module de gestion des factures fournisseurs (SIM).
Vérifiez les propositions de rapprochement : Agicap suggère automatiquement des correspondances entre les factures et les paiements basées sur une correspondance exacte des montants. Une icône de rapprochement 🔀 apparaîtra à côté des factures avec une correspondance suggérée.
Validez les rapprochements suggérés : Cliquez sur l'icône 🔀 pour voir la correspondance suggérée. Si la suggestion est correcte, vous pouvez la valider directement dans la fenêtre contextuelle.
Rapprochez manuellement les factures : S'il n'y a pas de suggestion, ou si la correspondance suggérée est incorrecte, vous pouvez sélectionner manuellement la transaction de paiement correspondante pour rapprocher avec la facture.
Conseils 💡
Utilisez les suggestions rapides : Recherchez l'icône 🔀 pour accéder rapidement et valider les suggestions de rapprochement, vous faisant gagner un temps précieux.
Rapprochements partiels avec factures éclatées : Si vous procédez à un rapprochement partiel d'une facture éclatée, l'éclatement existant sera complètement supprimé. Un nouvel éclatement sera créé avec le montant du rapprochement partiel et marqué comme Payé.
Rapprocher une opération bancaire avec un montant supérieur à la facture : Il est désormais possible de rapprocher une facture avec une opération bancaire dont le montant est supérieur à la facture (par exemple, pour couvrir le cas des transactions incluant des frais bancaires), ou avec une transaction dans une devise différente. Dans les deux cas, la facture sera considérée comme entièrement rapprochée avec cette transaction.
Q&R ❓
Je ne trouve pas ma facture dans le rapprochement ?
Dans le module de rapprochement, vous pouvez trouver des factures Vérifiées (dans SIM) avec une date de facturation ne dépassant pas trois mois à partir de l'activation de la fonctionnalité de rapprochement. Par exemple, si vous avez activé la fonctionnalité le 1er avril 2023, vous trouverez toutes les factures vérifiées avec une date de facturation après le 1er janvier 2023.
Pourquoi les transactions manuelles ou importées n'apparaissent-elles pas dans le rapprochement ?
Les transactions manuelles et les transactions importées d'autres sources ne sont pas incluses dans l'agrégateur utilisé par le module de rapprochement. Par conséquent, elles n'apparaissent pas dans les suggestions de rapprochement pour les Accounts Payable.
Pourquoi ne trouve-je aucune transaction lors de la sélection de plusieurs factures ?
Vous pouvez rapprocher plusieurs factures avec une seule transaction payée lorsque la somme de tous les montants des factures sélectionnées est exactement la même que le montant de la transaction payée. Sinon, aucune transaction ne sera affichée comme suggestion ou dans la fenêtre modale où vous pouvez rechercher des transactions payées.
La devise des factures et de la transaction doit être la même.
En rapprochant efficacement vos factures et paiements, vous assurez l'exactitude de vos données financières, vous aidant à prendre des décisions éclairées sur la trésorerie de votre entreprise.