La solución de precontabilidad de facturas de clientes tiene como objetivo agilizar el proceso de creación de asientos de venta en el programa de contabilidad.
Pestaña Precontabilidad
Se ha añadido una nueva pestaña «Precontabilidad» desde la interfaz de Cashcollect.
Importación de planes contables
Antes de empezar a preparar tus asientos contables relacionados con las facturas de los clientes, primero tienes que importar a Agicap tus planes de cuentas. Por favor, lee la documentación dedicada.
Preparación de asientos contables
Cuando la entrada de cuentas no ha sido completada y validada, el estado de esta factura en la pestaña Contabilidad es «Por preparar».
Al hacer clic en esta factura se abre un modale. Para avanzar en el flujo, el usuario debe completar los siguientes pasos:
Completar cada campo : cliente tercero, IVA y cuenta Producto.
En función de lo que se hayas configurado para el plan contable, se puede seleccionar en un desplegable para cada campo la cuenta a nivel de factura.
Es posible tener varias cuentas de gastos e IVA para una factura: haz clic en Añadir cuenta de producto.
Haz clic en Marcar como listo para exportar
💡 Es bueno saberlo: sólo puedes seleccionar las cuentas de IVA que tienen un tipo de IVA completado. El IVA y el importe del producto se calculan automáticamente en función del tipo de IVA.
Importe del IVA = importe total x tipo de IVA
Importe del producto = importe total - importe del IVA
Cuando una factura se marca como lista para exportar, su estado cambia a «Lista para exportar» y puede incluirse en una exportación.
Una factura «Lista para exportar» aún puede editarse, mientras que una vez exportada a será posible realizar más modificaciones.
Exportación de asientos
Puedes filtrar las facturas en «Listas para exportar» y seleccionarlas.
Selecciona el tipo de exportación que necesitas para tu herramienta de contabilidad.
Una vez exportado, su estado cambiará a «Exportado»
💡 Muy bueno saberlo: aún puedes exportar facturas que ya fueron exportadas una vez. Sólo tienes que filtrar primero en el estado «Exportado»
Exportación del fichero CSV
Al hacer clic en la acción Exportar asientos > Archivo CSV del panel lateral, se descarga un archivo. Una tostadora (asientos que se exportan) indica que el archivo se está descargando.
Este archivo CSV tiene las siguientes columnas :
ID único = ID proporcionado por Cash Collect
Fecha de emisión
Fecha de vencimiento
Número de factura
Cliente
Número de cuenta
Cuenta de terceros
Título
Debe = importe asignado en el debe
Haber = importe asignado en el haber
Moneda
Tras el procesamiento, las facturas exportadas tendrán un estado actualizado «Exportado»
Reimportación del archivo csv en su sistema contable o ERP
La mayoría de las herramientas de contabilidad y sistemas ERP disponen de una función de importación.
Existen 2 opciones comunes:
Se puede configurar un modelo de importación personalizado en la herramienta; es necesario hacerlo una vez para poder importar los siguientes archivos csv sin modificar el formato.
Si no se puede configurar un modelo de importación personalizado, es posible que tengas que cambiar el formato del archivo Agicap. Háznoslo saber, los equipos Agicap podrían ayudarte a construir una «matriz» para transformar automáticamente el archivo en el formato adecuado para tu importación
Nuestros clientes suelen utilizar una de estas 2 opciones de exportación-importación:
Manual como se ha explicado anteriormente
Automática a través de un servidor SFTP o aprovechando la PublicAPI de Agicap. Para esta opción necesitas tener un equipo de IT capaz de dar soporte. Háznos saber a través del chat si esta es la opción que elijas.
Si quieres activar esta función, ponte en contacto con nosotros en el chat (burbuja azul a la derecha de Agicap) para concertar una reunión con tu gestor de cuentas 😉 .