Identificar los Gastos de Tarjeta que aún no han sido justificados
Hay dos vistas donde se puede ver esta información.
La vista del departamento financiero
La primera es la vista de los miembros del departamento financiero. La página Gastos ofrece la lista de todos los gastos realizados por tarjeta, su información asociada y su estado de justificación. Esta vista ofrece al departamento financiero una visión completa de quién ha realizado cada pago.
Existen 4 estados diferentes para los Gastos :
Para justificar: el titular de la tarjeta aún no ha cargado el recibo.
Para verificar: el recibo ha sido proporcionado, pero el departamento financiero no lo ha verificado todavía.
Verificado: el recibo ha sido validado por el departamento financiero.
Recibo rechazado: el recibo ha sido rechazado por el departamento financiero, y el titular de la tarjeta debe proporcionar un nuevo recibo.
Se puede acceder a esta vista directamente desde la aplicación web Agicap, en la sección Pago Agicap, pestaña Gastos de tarjeta.
La vista del empleado
Normalmente, el empleado no tiene acceso a la vista del departamento financiero. El empleado puede acceder a la lista de sus propios gastos aún requiriendo un recibo desde su espacio personal en el PC.
💡Best practice: guarda esta vista general en tus marcadores para encontrar siempre todas tus transacciones de tarjeta abiertas.
El empleado también puede acceder a la lista de sus propios gastos que todavía requieren un recibo desde la aplicación móvil Agicap.
Obtener los recibos de gastos en Agicap
Añade un recibo directamente después de los gastos gracias al correo electrónico o a la notificación push de la aplicación móvil
Después de hacer un gasto con tarjeta, un empleado recibe un correo electrónico o una notificación push en la aplicación móvil. El empleado puede elegir qué tipo de notificación prefiere para su(s) tarjeta(s).
En el caso del correo electrónico, contiene un enlace para enviar el recibo. Desde el ordenador, el empleado puede cargar el archivo. Desde su smartphone, el enlace abrirá la cámara que permite hacer una foto del recibo.
En el caso de una notificación push en la aplicación móvil, el empleado es redirigido al formulario de justificación en la aplicación móvil Agicap.
Configurar un recordatorio automático recurrente de gastos no justificados
Puedes activar o desactivar los recordatorios automáticos enviados a sus empleados, para todos sus gastos que aún no tienen justificante.
A continuación encontrarás los pasos para activar estos recordatorios automáticos:
Desde el módulo Pagos, accede a los Ajustes gracias al botón dedicado situado en la esquina superior derecha (Imagen 1)
En la sección "Gastos con tarjeta", haz clic en "Notificaciones" (Imagen 2)
En esta pestaña, puedes activar/desactivar el recordatorio automático de los recibos que faltan para los gastos con tarjeta (Imagen 3)
En esta pestaña, también puedes definir la frecuencia de los recordatorios. En el ejemplo siguiente (Imagen 3), puedes ver que los empleados recibirán un recordatorio semanal, los lunes, sobre los recibos que les faltan.
También es posible añadir un recibo directamente desde la lista de gastos
El servicio financiero puede añadirlo desde la página Gastos
El empleado puede importarlo directamente desde su espacio personal en el PC. O, aún más cómodo, desde la aplicación móvil, utilizando la cámara de su smartphone.
Por último, el empleado puede compartir su recibo con el departamento financiero o con su jefe por correo electrónico
Al enviar su recibo por correo electrónico a la dirección de correo electrónico específica, disponible en la página de Gastos (imagen 4), los empleados ponen su recibo a disposición de la persona encargada de la verificación.
Dos escenarios posibles:
Si la información del recibo que ha sido extraída por nuestra herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) coincide estrictamente con un gasto existente, el recibo se utilizará automáticamente para justificar este gasto.
En caso contrario, el recibo estará a disposición del servicio financiero en una lista específica, accesible haciendo clic en "Justificar" (ver imágenes 5 y 6).
Ahora todos tus recibos son analizados por nuestro OCR
En todos los casos descritos anteriormente, cuando un recibo es enviado o cargado por el usuario, este recibo es analizado por nuestra herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto permite extraer información útil para la verificación del recibo, y luego para su precontabilización.
Si el recibo se carga desde el espacio personal o la aplicación móvil de un empleado, o si se envía por correo electrónico, el recibo puede tardar unos segundos en llegar a la vista del departamento financiero. Este es el tiempo necesario para que nuestro OCR lea el archivo y detecte su información.
💡 Caso particular: si el recibo es cargado directamente por una persona del departamento financiero en su vista dedicada, este recibo se encuentra temporalmente en estado "Procesando". Durante este breve periodo, el OCR lee el archivo y algunas acciones sobre el gasto no están disponibles.