Descripción de la Función
Los flujos de trabajo para solicitudes de tarjetas permiten configurar procesos de aprobación en múltiples pasos para pedidos de tarjetas. Puedes definir reglas basadas en el monto de la tarjeta y asignar aprobadores requeridos para cada paso.
Se proporciona un flujo de trabajo predeterminado, donde se requiere la aprobación del gerente del centro de costos, pero puedes modificarlo o eliminarlo según sea necesario.
Configuración del Flujo de Trabajo
Accede a Cuentas por Pagar: Abre el módulo AP en Agicap y luego ingresa a "gastos con tarjeta".
Accede al Módulo de Gastos: Abre la configuración de gastos haciendo clic en las barras en la parte superior derecha para mostrar las diferentes opciones.
Flujos de Trabajo de Verificación de Solicitudes de Tarjetas: Selecciona la opción para crear un nuevo flujo de trabajo o eliminar/modificar el predeterminado/existente.
Establece Reglas de Aprobación: Asigna uno o más aprobadores a cada paso; luego ingresa los criterios de monto de la tarjeta para activar diferentes flujos de trabajo.
Guarda el Flujo de Trabajo: Confirma tu configuración, y las nuevas reglas se aplicarán a futuras solicitudes de tarjetas.
Proceso de Aprobación
Aprobación en Múltiples Pasos: Si un paso tiene múltiples aprobadores, cada usuario designado debe aprobar la solicitud.
Restricciones del Administrador de Gastos: Los usuarios con derechos de Administrador de Gastos o "Puede gestionar todas las solicitudes de compra" no pueden anular a los aprobadores designados.
Derechos de Creación de Tarjetas: Si el aprobador final no tiene el permiso "Puede gestionar tarjetas en Swan", el flujo de trabajo marcará la solicitud como aprobada, pero la tarjeta no se creará automáticamente. En su lugar, aparecerá en la pestaña "Tarjetas por Crear" para usuarios con derechos de creación de tarjetas.
Permisos
Para gestionar flujos de trabajo de solicitudes de tarjetas, necesitas el permiso "Puede gestionar todas las solicitudes de compra", que permite:
Crear, modificar y eliminar flujos de trabajo.
Ver todas las solicitudes de tarjetas.
Aprobar solicitudes de tarjetas no vinculadas a un flujo de trabajo.
Este permiso se otorga por defecto a los usuarios con el rol de Administrar Gastos, pero no se asigna automáticamente a nuevos usuarios.
💡 Consejos
Planifica con Anticipación: Define pasos y umbrales de aprobación claros para evitar retrasos en el proceso de solicitud de tarjetas.
Revisa los Permisos: Asegúrate de que todos los aprobadores y administradores tengan los derechos necesarios, especialmente el permiso "Puede gestionar tarjetas en Swan".
❓ Preguntas Frecuentes
¿Cómo modifico el flujo de trabajo predeterminado?
Puedes acceder al módulo de Gastos en AP, seleccionar el flujo de trabajo predeterminado y editar los aprobadores o criterios. Una vez que guardes los cambios, la nueva configuración se aplicará a futuras solicitudes de tarjetas.
¿Por qué mi solicitud de tarjeta está aprobada, pero no se crea ninguna tarjeta?
Si el aprobador final no tiene el permiso "Puede gestionar tarjetas en Swan", la solicitud se aprueba, pero la tarjeta no se crea automáticamente. La solicitud aparece en la pestaña "Tarjetas por Crear" para usuarios con el permiso adecuado.
¿Qué sucede si mi solicitud de tarjeta cumple con dos criterios de flujo de trabajo?
Cuando una solicitud de tarjeta califica para dos flujos de trabajo, el sistema aplica el flujo de trabajo más antiguo según su fecha de creación, independientemente de los cambios posteriores.
¿Cómo obtengo permisos para gestionar todas las solicitudes de compra?
Los usuarios con el rol de Administrar Gastos reciben automáticamente el permiso "Puede gestionar todas las solicitudes de compra". Para nuevos usuarios, solicita a tu administrador que asigne este permiso si es necesario.