Escalaciones por factura
Cuando solo necesitas realizar un seguimiento de algunas facturas específicas:
Ve a Planes de seguimiento y haz clic en Crear un nuevo plan.
Selecciona Escalación → Por factura.
Define tus pasos. Para cada paso:
Elige un disparador (por ejemplo, X días después de la fecha de vencimiento o X días después de la fecha de emisión).
Elige una acción (por ejemplo, enviar un correo electrónico automático, revisar el correo antes de enviarlo, crear un recordatorio de llamada o generar una carta).
Nueva funcionalidad: Ahora puedes definir disparadores para los pasos del plan de seguimiento basados en la Fecha de emisión de una factura. Esto permite automatizar recordatorios en relación con la emisión de la factura, no solo con su vencimiento. Por ejemplo, puedes enviar una notificación de cortesía 5 días después de emitir la factura para asegurar que el cliente esté al tanto de la obligación próxima.
Acciones explicadas
Correo electrónico automático: Envía un recordatorio inmediatamente cuando se cumplen las condiciones. Por ejemplo, si el disparador está configurado para "15 días después de la fecha de emisión", el correo se enviará automáticamente 15 días después de emitir la factura.
Correo con validación: Confirmarás o editarás el correo antes de enviarlo (gestionado desde Acciones de seguimiento).
Llamada: Crea un recordatorio en Acciones de seguimiento. Llamas al cliente fuera de Agicap. Si el disparador está configurado para "15 días después de la fecha de emisión", el recordatorio de llamada se creará 15 días después de emitir la factura.
Carta: Genera un PDF o un borrador de MySendingBox para envío manual si se utiliza este servicio.
Nota: Al usar la Fecha de emisión como disparador, la opción "Antes" está deshabilitada. Esto asegura que todas las acciones se programen después de la fecha de emisión de la factura.
Escalaciones por grupo de facturas
Cuando tienes múltiples facturas para el mismo cliente y deseas un enfoque agrupado:
Ve a Plan de seguimiento y haz clic en Crear un nuevo plan.
Selecciona Escalación → Por grupo de facturas.
Elige con qué frecuencia deseas que el plan verifique las condiciones de las facturas (frecuencia) y la fecha más temprana para comenzar (próxima fecha de seguimiento).
Elige el alcance de las facturas (todas las no pagadas o solo las vencidas).
Configura disparadores de retraso y asigna acciones de correo, llamada o carta a cada nivel.
Por ejemplo, si la última factura del cliente tiene un retraso de 30 días, el plan envía un correo. Si es de 60 días, inicia una llamada, etc.
Acciones explicadas
Correo agrupado: Todas las facturas relevantes se enumeran en un solo correo, ya sea enviado automáticamente o después de una revisión manual.
Llamada: Crea un recordatorio agrupado en Acciones de seguimiento.
Carta: Genera un PDF agrupado para enviar manualmente o a través de MySendingBox si se utiliza el servicio.
Seguimientos de usuarios internos
También puedes notificar a tus colegas sobre facturas vencidas. Si tienes usuarios internos configurados en un cliente:
Agrégalos como destinatarios en un paso de Escalación para que reciban un correo o vean el recordatorio de llamada.
Verán todos los detalles de las facturas vencidas y podrán realizar el seguimiento directamente o coordinarse contigo.
Nueva funcionalidad: Los usuarios internos, asignados a clientes específicos en Agicap, ahora también se reconocen como contactos internos. Al crear escalaciones o recapitulaciones, puedes seleccionar estos contactos internos como destinatarios. Esto asegura que tus usuarios internos estén al tanto del estado de las facturas y puedan tomar las acciones necesarias de manera oportuna, mejorando la eficiencia en la gestión de cuentas por cobrar.
💡 Consejos
Combina Escalaciones con seguimientos manuales para máxima flexibilidad.
Si un cliente tiene asignados tanto una Recapitulación como una Escalación, puedes excluir temporalmente facturas específicas de cualquier plan.
Ajusta tus plantillas de correo según el retraso de la factura o la relación con el cliente.
FAQ ❓
¿Qué sucede si quiero eliminar un plan de seguimiento de un cliente?
Abre los detalles del cliente, busca el plan de seguimiento asignado y haz clic en Eliminar. El plan ya no se activará para ese cliente.
¿Puedo editar una Escalación después de haberla creado?
Sí. Haz clic en el plan en tu página de Plan de seguimiento, luego selecciona cualquier paso para actualizar el disparador, la acción o la plantilla de correo.
¿Cómo excluyo una sola factura de una Escalación?
Abre los detalles de la factura, encuentra el interruptor del plan de seguimiento y cámbialo a desactivado. Esa factura ya no se incluirá en ninguna acción automática.