¿Cómo importar una Orden de Compra?
Manualmente desde la pestaña "Compras": Haz clic en "Órdenes de compra", luego en "Importar órdenes de compra" (botón azul), selecciona tu archivo de OC y súbelo.
Desde "Facturas de proveedores": Después de importar una factura, en la pestaña Bandeja de entrada, haz clic en la factura y luego en convertir en y elige Orden de Compra.
Cualquier OC que subas aparecerá en la Bandeja de entrada o como Por verificar, lista para la extracción de datos y confirmación. Formatos admitidos: PDF, PNG, JPG (máx. 10MB).
¿Cómo verificar tu Orden de Compra?
Abre la OC Por verificar, haz clic en verificar y revisa la información extraída (número de orden, importe, fecha de pago).
Confirma o corrige cualquier detalle.
Haz clic en marcar como verificada para finalizar. El estado de tu OC cambiará a Abierta.
¿Cómo vincular tu Orden de Compra a facturas?
Abre cualquier factura que desees vincular (verificada o aún por verificar) y haz clic en Vincular orden de compra.
Antes de vincular, utiliza el icono de bucle para comparar los PDFs de la OC y la factura lado a lado.
Confirma la vinculación.
Si el importe total de las facturas vinculadas coincide o supera el importe de la OC, esta se cerrará automáticamente. Si no, permanecerá Abierta, permitiendo vincular más facturas.
¿Cómo cerrar manualmente una Orden de Compra?
Puedes cerrar manualmente una OC desde su página de detalles incluso si no está completamente vinculada a facturas. Esto es útil si no esperas más facturas para esa orden.
¿Cómo desvincular una factura vinculada de una OC?
Abre la factura vinculada, localiza el vínculo de OC y utiliza la opción desvincular. Luego puedes elegir vincular la factura a una OC diferente o dejarla desvinculada.
¿Cómo importar un albarán?
Selecciona una OC Abierta o Cerrada.
En la página de Documentos y la sección Albaranes, haz clic en Subir para cargar un albarán (PDF, PNG, JPG hasta 5MB).
Elige Parcialmente entregado o Entregado según lo recibido.
Compáralo lado a lado con la OC si necesitas asegurar la precisión antes de finalizar.
Si necesitas cambiar a qué OC pertenece el albarán, simplemente elimínalo y vuelve a importarlo bajo una OC diferente. No es posible desvincularlo.
¿Cómo exportar tus Órdenes de Compra?
Desde tu lista de Órdenes de Compra, selecciona las que necesites.
Haz clic en Descargar > Archivo CSV / PDF
El archivo CSV incluye campos esenciales como Número de orden, Fecha de entrega, Importe restante, y más.
¿Cómo se sincroniza con las transacciones esperadas de Tesorería?
Cuando una OC se Verifica y está Abierta, se crea una transacción esperada en la cuenta Agicap - Factura de Proveedor.
Si vinculas facturas a la OC, el importe de la transacción esperada se actualiza en consecuencia.
Cerrar una OC elimina su transacción esperada correspondiente.
💡 Consejos
Utiliza el icono de bucle al vincular documentos para comparar tus documentos de OC, albarán y factura lado a lado.
Las sugerencias de vinculación para órdenes de compra aparecen automáticamente al verificar tus facturas si coinciden el número de orden y el beneficiario.
Nueva Función: Sellado Electrónico de Documentos
Estamos emocionados de presentar el sellado electrónico para documentos, en cumplimiento con la regulación europea eIDAS. Esta función asegura la autenticidad e integridad de tus documentos aplicando una marca de tiempo electrónica cualificada.
¿Cómo funciona?
Sellamos electrónicamente los documentos tan pronto como:
Se verifican las facturas de proveedores.
Se verifican las notas de crédito.
Se verifican las Órdenes de Compra (OC).
Se recopilan los albaranes.
Esta función ya estaba disponible para recibos de gastos y ahora se extiende a estos tipos de documentos adicionales. Una pequeña etiqueta se muestra en el panel lateral de los documentos sellados, indicando cuándo se realizó el sellado.
Limitaciones: Esta función no está disponible para archivos XML (facturación electrónica alemana) o facturas creadas a partir de importaciones CSV.
Valor para ti:
Mayor seguridad y cumplimiento con eIDAS y el estándar EN 319 421.
Un paso hacia la gestión completa de documentos electrónicos (EDM).
¿Cómo identificar documentos sellados?
Busca la etiqueta en el panel lateral de tu documento. Esta etiqueta confirma que el documento ha sido sellado electrónicamente y muestra los detalles de la marca de tiempo.
¿Cómo beneficiarte de esta función?
No se requiere ninguna acción de tu parte. Todos los documentos elegibles en tu cuenta están siendo sellados progresivamente. Esto aplica tanto a los documentos recién subidos como a tu historial de documentos existente.
FAQ ❓
-No encuentro la opción de Orden de Compra en mi interfaz. ¿Cómo puedo acceder a ella?
Puede haber muchas razones para esto: incorporación en progreso, configuraciones, derechos de acceso, etc. Por favor, contacta a nuestro equipo de soporte, quienes estarán encantados de ayudarte. ¡Simplemente haz clic en la burbuja azul en la esquina inferior derecha de tu pantalla!
-¿Cómo puedo desvincular una factura vinculada de una OC?
Abre la factura vinculada, localiza el vínculo de OC y utiliza la opción desvincular. Luego puedes elegir vincular la factura a una OC diferente o dejarla desvinculada.
-¿Puedo tener múltiples facturas vinculadas a la misma OC?
Absolutamente. Mientras el estado de la OC sea Abierta, puedes agregar facturas hasta que el importe total vinculado alcance o supere el importe de la OC.
-¿Qué pasa si mi albarán se sube a la OC incorrecta?
Elimina el albarán de esa OC y vuelve a importarlo bajo la correcta. Ten en cuenta que no conservarás el archivo antiguo una vez eliminado.
-¿Las Órdenes de Compra y los albaranes aparecen en mi exportación CSV?
Sí. Cuando descargas el CSV, verás detalles como Estado de entrega y títulos de albaranes vinculados bajo cada OC.