¿Cómo solicitar una verificación?
Ve a la pestaña “Por verificar” o “Bandeja de entrada” y selecciona una o varias facturas.
Haz clic en Solicitar verificación (o Enviar a verificación cuando se aplique un flujo de trabajo).
Opción 1: Entrada manual
Ingresa el correo electrónico de tu verificador. No necesitan una cuenta de Agicap.
Presiona enter para validar cada correo. Puedes agregar múltiples verificadores a la vez.
Usa Cancelar solicitud si es necesario. La factura regresa al estado Por verificar y se eliminará del historial de los verificadores.
Opción 2: Flujo de trabajo
Crea un flujo de trabajo de verificación desde Cuentas por pagar → Configuración o directamente desde el modal de validación de facturas.
Define quién debe verificar las facturas. Cuando todos los verificadores en un paso aprueban, la factura avanza al siguiente paso.
Usa condiciones de monto o beneficiario (o ambas) para dirigir facturas a verificadores específicos.
Efectos de solicitar una verificación
El estado de la factura cambia a Pendiente de verificación.
Cada verificador recibe un correo con un enlace seguro para ver, verificar o rechazar la factura.
Una vez que todos los verificadores asignados hacen clic en Verificar, la factura pasa a Verificada. Cualquier Rechazo la finaliza como Rechazada.
Acciones para verificadores externos
Los verificadores externos que no tienen una cuenta de Agicap continuarán usando el espacio de trabajo externo para verificar o rechazar sus facturas asignadas.
Para verificadores externos con una cuenta de Agicap, ahora pueden verificar sus facturas asignadas directamente dentro de Agicap.
Al acceder a las facturas asignadas en Agicap, los verificadores verán un resumen de toda la información clave de la factura (no editable) y podrán completar campos adicionales como descuento, centro de costos y naturaleza, código analítico, método de pago y memo.
Las acciones siguen siendo las mismas: los verificadores pueden Rechazar o Verificar la factura.
Si Rechazan, pueden dejar un comentario, que aparece en los detalles de tu factura.
Efecto de verificar una factura
Gestión de facturas de proveedores: La factura pasa a la pestaña Verificada con una etiqueta Por pagar.
Tesorería: Se crea una transacción pendiente correspondiente.
Conciliación: Se crea una nueva línea de transacción con los mismos atributos.
Precontabilidad: Se crea una nueva línea con los mismos atributos.
💡 Consejos
Puedes reenviar la solicitud de verificación utilizando el mismo flujo si necesitas asignar un verificador diferente.
Si el proceso de verificación se retrasa, ahora puedes enviar recordatorios a los verificadores pendientes. Ve a la pestaña Facturas pendientes, selecciona la factura y haz clic en Enviar un recordatorio. Todos los verificadores pendientes del paso actual recibirán una notificación por correo electrónico para verificar la factura. Esto ayuda a acelerar el proceso y evita retrasos en el pago o la precontabilidad.
FAQ ❓
¿El verificador necesita una cuenta de Agicap?
No. Los verificadores solo necesitan una dirección de correo válida. Recibirán un enlace y un código de confirmación para verificar o rechazar tu factura. Sin embargo, si el verificador tiene una cuenta de Agicap, ahora puede verificar sus facturas asignadas directamente dentro de Agicap para una experiencia más fluida.
¿Puedo solicitar la verificación de varias facturas a la vez?
Sí. Puedes seleccionar varias facturas en la pestaña Por verificar o Bandeja de entrada, luego elegir Solicitar verificación para todas ellas juntas.
¿Qué pasa si el verificador no recibe la solicitud de aprobación de la factura?
Pídeles que revisen su carpeta de spam y asegúrate de que la dirección del remitente (notifier@invoices.agicap.com) no esté bloqueada. Si aún enfrentas problemas, intenta usar una dirección de correo diferente.
¿Qué pasa si el proceso de verificación está tardando demasiado?
Si el proceso de verificación se retrasa, puedes enviar recordatorios a los verificadores pendientes. Ve a la pestaña Facturas pendientes, selecciona la factura y haz clic en Enviar un recordatorio. Esto notificará a todos los verificadores pendientes del paso actual por correo electrónico, instándolos a verificar la factura.