¿Qué es un centro de costos?
Un centro de costos representa un equipo, unidad de negocio o proyecto específico. Tiene:
Un administrador que supervisa presupuestos, gastos y tarjetas.
Miembros que pueden presentar y monitorear gastos relacionados con ese centro de costos.
La posibilidad de vincular múltiples centros de costos a un usuario como administrador.
¿Cómo crear y editar un centro de costos?
Debe tener los permisos adecuados para crear y editar centros de costos.
Vaya a su área de Configuración o Administración (según su configuración).
Seleccione Centros de costos.
Haga clic en Crear centro de costos, complete el nombre, elija el administrador y agregue los miembros.
Guarde (haga clic en agregar) para finalizar.
Si elimina un centro de costos, todos los presupuestos asociados con él también se eliminarán.
¿Cómo configurar presupuestos para centros de costos?
Asegúrese de tener el permiso Crear presupuestos.
Desde su sección de Presupuestos, haga clic en Agregar presupuesto.
Elija el centro de costos, establezca el período de tiempo y defina el monto total del presupuesto.
(Opcional) Agregue subpresupuestos para categorías de gastos específicas.
Confirme para crear su presupuesto.
Puede crear múltiples presupuestos (en diferentes períodos) para el mismo centro de costos. Cada monto de subpresupuesto se suma automáticamente al presupuesto total del centro de costos.
¿Cómo rastrear presupuestos en el Panel de control?
En el Panel de control (sección APA), solo verá los presupuestos actuales de forma predeterminada.
Como administrador de un centro de costos, verá los presupuestos vinculados a los centros de costos que gestiona.
Si tiene el permiso Ver todos los presupuestos, puede ver todos los presupuestos de la entidad.
Documentos como facturas de proveedores, órdenes de compra y recibos de tarjetas afectan cada presupuesto según el centro de costos y la categoría de gastos.
Si un gasto no tiene una categoría de gastos coincidente mientras existen subpresupuestos, verá su monto resaltado en rojo junto al nombre del centro de costos.
¿Cómo gestionar el alcance y los permisos del centro de costos?
Un administrador de centro de costos puede:
Verificar y gestionar los gastos de su(s) centro(s).
Revisar y gestionar los presupuestos de su(s) centro(s).
Ver y gestionar tarjetas si tienen activado el módulo de Gastos.
Los usuarios con Crear presupuestos pueden agregar o editar cualquier presupuesto.
Los usuarios con Ver todos los presupuestos pueden ver los presupuestos de todos los centros de costos.
💡 Consejos
Use subpresupuestos para rastrear y controlar gastos detallados (por ejemplo, "Anuncios de marketing", "Licencias de software").
Agrupe gastos relacionados para monitorear el gasto en comparación con los límites predefinidos.
Revise sus presupuestos regularmente para detectar gastos excesivos o reasignar recursos cuando sea necesario.
FAQ ❓
¿Qué pasa si necesito más de un presupuesto para el mismo centro de costos?
Puede crear nuevos presupuestos para diferentes períodos de tiempo, pero solo un presupuesto puede estar activo por centro de costos en un solo período.
¿Puedo gestionar múltiples centros de costos a la vez?
Sí, puede ser asignado como administrador de múltiples centros de costos. Verá presupuestos y gastos de todos los centros que gestiona en el mismo panel de control.
¿Puedo tener subpresupuestos sin un presupuesto principal?
Cada subpresupuesto es parte de un presupuesto general del centro de costos. Cualquier subpresupuesto que cree actualiza automáticamente el presupuesto total del centro de costos.
¿Puedo crear presupuestos para fechas pasadas o futuras?
Sí, puede definir presupuestos para cualquier período de tiempo, incluidos meses o años pasados o futuros.
¿Qué sucede si elimino un centro de costos?
Todos los presupuestos relacionados con ese centro de costos también se eliminan, así que asegúrese de que no necesita los datos antes de eliminarlo.