¿Qué es un centro de coste?
Un centro de coste representa un equipo, unidad de negocio o proyecto específico. Incluye:
Un gestor que supervisa presupuestos, gastos y tarjetas.
Miembros que pueden presentar y monitorear gastos relacionados con ese centro de coste.
La posibilidad de vincular múltiples centros de coste a un usuario como gestor.
¿Cómo crear y editar un centro de coste?
Debes tener los permisos adecuados para crear y editar centros de coste (el permiso "crear presupuestos").
Ve a tu área de Configuración o Administración (según tu configuración).
Selecciona Centros de coste.
Haz clic en Crear centro de coste, completa el nombre, elige el gestor y añade los miembros.
Guarda (haz clic en añadir) para finalizar.
Si eliminas un centro de coste, todos los presupuestos asociados también se eliminarán.
¿Cómo configurar presupuestos para centros de coste?
Asegúrate de tener el permiso crear presupuestos.
Desde tu sección de Presupuestos, haz clic en Añadir presupuesto.
Elige el centro de coste, establece el período de tiempo y define el monto total del presupuesto.
(Opcional) Añade subpresupuestos para categorías específicas de gastos (naturalezas).
Confirma para crear tu presupuesto.
Puedes crear múltiples presupuestos (en diferentes períodos) para el mismo centro de coste. Cada monto de subpresupuesto se suma automáticamente al presupuesto total del centro de coste.
💡 Nuevo: Ahora se pueden configurar presupuestos para todos los módulos de APA, incluyendo gestión de gastos, órdenes de compra, facturas de proveedores y notas de crédito. Esto permite monitorear todos los gastos en un espacio de trabajo centralizado.
💡 Nuevo: Los usuarios con permiso para crear presupuestos ahora pueden editar todos los campos del presupuesto, incluyendo la fecha, el centro de coste y los montos tanto para presupuestos globales como subpresupuestos. Esto facilita corregir errores o ajustar presupuestos según sea necesario.
¿Cómo rastrear presupuestos en el Panel?
En el Panel (sección APA), por defecto solo ves los presupuestos actuales.
Como gestor de un centro de coste, ves los presupuestos vinculados a los centros de coste que gestionas.
Si tienes el permiso ver todos los presupuestos, puedes ver todos los presupuestos de la entidad.
Documentos como facturas de proveedores, órdenes de compra, notas de crédito de reembolso y recibos de tarjetas impactan cada presupuesto según el centro de coste y la categoría de gasto (naturaleza).
Si un gasto carece de una categoría de gasto coincidente mientras existen subpresupuestos, verás su monto resaltado en rojo junto al nombre del centro de coste.
💡 Nuevo: Los gestores de centros de coste ahora pueden monitorear sus presupuestos directamente en el panel de APA, asegurándose de cumplir con sus objetivos financieros. Para una visión completa de todos los presupuestos, los usuarios necesitan el permiso ver todos los presupuestos.
¿Cómo gestionar el alcance y los permisos de los centros de coste?
Un gestor de centro de coste puede:
Verificar y gestionar los gastos de sus centros.
Revisar y gestionar los presupuestos de sus centros.
Ver y gestionar tarjetas si tienen activado el módulo de Gastos.
Los usuarios con Crear presupuestos pueden añadir o editar cualquier presupuesto.
Los usuarios con Ver todos los presupuestos pueden ver los presupuestos de todos los centros de coste.
💡 Nuevo: Los permisos ahora se extienden a todos los módulos de APA, asegurando que los presupuestos sean impactados por todos los documentos relevantes, incluyendo órdenes de compra, facturas de proveedores y notas de crédito.
💡 Consejos
Usa subpresupuestos para rastrear y controlar gastos detallados (p. ej., "Anuncios de Marketing", "Licencias de Software").
Agrupa gastos relacionados para monitorear el gasto frente a límites predefinidos.
Revisa tus presupuestos regularmente para detectar excesos de gasto o reasignar recursos cuando sea necesario.
Preguntas frecuentes ❓
¿Qué pasa si necesito más de un presupuesto para el mismo centro de coste?
Puedes crear nuevos presupuestos para diferentes períodos de tiempo, pero solo un presupuesto puede estar activo por centro de coste en un único período.
¿Puedo gestionar múltiples centros de coste a la vez?
Sí, puedes ser asignado como gestor de múltiples centros de coste. Verás presupuestos y gastos de todos los centros que gestionas en el mismo panel.
¿Puedo tener subpresupuestos sin un presupuesto principal?
Cada subpresupuesto es parte de un presupuesto general del centro de coste. Cualquier subpresupuesto que crees actualiza automáticamente el presupuesto total del centro de coste.
¿Puedo crear presupuestos para fechas pasadas o futuras?
Sí, puedes definir presupuestos para cualquier período de tiempo, incluyendo meses o años pasados o futuros.
¿Puedo editar un presupuesto después de crearlo?
Sí, si tienes el permiso para crear presupuestos, ahora puedes editar todos los campos de un presupuesto, incluyendo la fecha, el centro de coste y los montos tanto para presupuestos globales como subpresupuestos. Esto permite realizar correcciones o ajustes según sea necesario.
¿Qué sucede si elimino un centro de coste?
Todos los presupuestos relacionados con ese centro de coste también se eliminan, así que asegúrate de que no necesitas los datos antes de eliminarlo.