¿Por qué Personalizar los Tipos de Cambio?
Al personalizar los tipos de cambio, puedes garantizar la consistencia entre los cálculos de Agicap y tus informes internos o las tasas negociadas con los bancos. Esto es especialmente útil si necesitas:
Alinear los informes de Agicap con tus reportes financieros.
Utilizar tasas específicas de acuerdos bancarios.
Definir tasas con precisión para períodos específicos (diarios, semanales, mensuales o trimestrales).
Dónde Personalizar los Tipos de Cambio
Puedes personalizar los tipos de cambio a nivel de organización o de entidad. Toda la gestión de tasas personalizadas se realiza desde la página dedicada a Tipos de Cambio en la configuración avanzada.
Acceso a la Página de Tipos de Cambio
Navega a Configuración:
Haz clic en ⚙️ Configuración en el menú principal.
Ve a Configuración Avanzada:
Selecciona Configuración Avanzada del menú desplegable.
Abre Tipos de Cambio:
Haz clic en Tipos de Cambio para acceder a la página de personalización.
Configuración de Tipos de Cambio Personalizados
Activación de Tipos de Cambio Personalizados
Para comenzar a personalizar:
Habilita la Función:
Ve a la página de BackOffice de tu organización.
Haz clic en el botón Habilitar Tipo de Cambio Personalizado.
Definición de Pares de Monedas
Pares de Monedas: Los tipos de cambio personalizados se definen para pares específicos de monedas (por ejemplo, EUR → CHF, GBP → EUR).
Lista Inicial: La lista de pares de monedas se completa automáticamente con todas las monedas presentes en tu organización al activar la función por primera vez.
Agregar Nuevos Pares:
Haz clic en ✚ Añadir una Tasa para agregar manualmente un nuevo par de monedas.
Alternativamente, importa pares de monedas y tasas mediante Excel (ver Importación de Tipos de Cambio a continuación).
Personalización de Tasas en Diferentes Niveles
Nivel de Organización
Consistencia entre Entidades: Configurar tasas personalizadas a nivel de organización garantiza la consistencia en las conversiones de moneda en todas las entidades.
Tasas Predeterminadas: Si no se ingresa una tasa personalizada para un par de monedas, Agicap utiliza las tasas diarias predeterminadas obtenidas a través de nuestro socio, CurrencyLayer.
Nivel de Entidad
Anulaciones Locales: Puedes anular las tasas de la organización para entidades y monedas específicas si es necesario.
Cómo Anular:
Expande el Par de Monedas:
Haz clic en el par de monedas para mostrar todas las entidades.
Ingresa la Tasa Personalizada:
Introduce tu tasa personalizada en la línea correspondiente a la entidad deseada.
Prioridad: Las tasas a nivel de entidad anulan las tasas a nivel de organización para esa entidad específica.
☝️ Nota: Si se define una tasa tanto a nivel de organización como de entidad, el valor de la entidad tiene prioridad en esa entidad.
Configuración de la Frecuencia de Entrada
Puedes elegir la frecuencia con la que defines las tasas:
Frecuencias Disponibles: Diaria, Semanal, Mensual, Trimestral.
Cambio de Frecuencia:
Haz clic en el menú ••• Opciones.
Selecciona tu frecuencia preferida.
Importante:
Los valores ingresados para cada frecuencia son independientes y se conservan, incluso si cambias de frecuencia.
Solo las tasas en la frecuencia seleccionada actualmente se utilizan en los cálculos.
Importación de Tipos de Cambio mediante Excel 📥
Pasos para Importar Tasas
Descarga la Plantilla de Importación:
En la página de Tipos de Cambio, haz clic en Importar.
Selecciona Descargar Plantilla para obtener el archivo Excel.
Completa la Plantilla:
Fecha: Ingresa el primer día del período (por ejemplo, primer día del mes).
Pares de Monedas: Especifica los pares de monedas que estás personalizando.
Columna de Entidad:
Déjala vacía para importar tasas a nivel de organización.
Especifica una entidad para importar tasas a nivel de entidad.
Tasas: Introduce las tasas personalizadas para cada período.
Importa el Archivo Completado:
Regresa a la página de Tipos de Cambio.
Haz clic en Importar y carga tu plantilla completada.
Notas Importantes
Solo Pares Existentes: La importación acepta solo pares de monedas existentes. Agrega nuevos pares en Agicap antes de importar.
Sobrescritura de Tasas: Las celdas vacías en el archivo Excel borrarán las tasas existentes. Usa esto para restablecer tasas si es necesario.
Columna de Entidad Obligatoria: La columna Entidad debe incluirse en tu archivo de importación, incluso si importas a nivel de organización.
Exportación de Tipos de Cambio 📤
Puedes exportar los tipos de cambio utilizados en los cálculos:
Navega a Exportar:
Ve a ⚙️ Configuración > Exportar Mis Datos > Tipos de Cambio.
Selecciona el Nivel de Exportación:
Elige exportar desde una Entidad o la Consolidación.
Personaliza el Período:
Selecciona el período para la exportación (hasta 5 años).
Descarga la Exportación:
Haz clic para descargar el archivo que contiene todos los tipos de cambio utilizados en tu organización.
Comprensión de los Efectos de las Tasas Personalizadas
Cálculos de Agicap:
Si se ingresa una tasa personalizada, Agicap utiliza esta tasa para todos los cálculos durante el período especificado.
Si no se ingresa una tasa personalizada, se utilizan las tasas predeterminadas de CurrencyLayer.
Aplicación de Tasas:
Las tasas definidas para un mes se aplican a todos los días dentro de ese mes.
Cambiar la frecuencia afecta cómo se aplican las tasas a lo largo del tiempo.
Implicaciones de Exportación:
Las tasas personalizadas aparecen en las exportaciones cuando se han configurado.
Las tasas predeterminadas se muestran donde no se han definido tasas personalizadas.
💡 Consejos
Mantén la Consistencia: Personaliza las tasas a nivel de organización para garantizar informes uniformes en todas las entidades.
Entrada de Datos Eficiente: Usa la función de importación de Excel para ingresar múltiples tasas rápidamente.
Conciencia de Frecuencia: Recuerda que solo las tasas en la frecuencia seleccionada actualmente están activas.
Actualizaciones Regulares: Mantén tus tasas personalizadas actualizadas para reflejar cambios en las tasas bancarias o necesidades de informes.
Preguntas Frecuentes ❓
¿Cómo puedo anular los tipos de cambio para una entidad específica?
Para anular las tasas para una entidad específica:
Accede a Tipos de Cambio:
Ve a ⚙️ Configuración > Configuración Avanzada > Tipos de Cambio.
Expande el Par de Monedas:
Haz clic en el par de monedas que te interesa.
Ingresa la Tasa Personalizada:
Introduce tu tasa personalizada en la fila de la entidad.
¿Qué sucede si no ingreso una tasa personalizada?
Si no se ingresa una tasa personalizada para un par de monedas, Agicap utiliza las tasas diarias predeterminadas obtenidas de nuestro socio, CurrencyLayer.
¿Puedo usar diferentes frecuencias para diferentes pares de monedas?
No, la configuración de frecuencia se aplica a todos los pares de monedas. Sin embargo, los valores ingresados en otras frecuencias se guardan y pueden usarse si cambias de frecuencia.
¿Cómo afectan las tasas personalizadas mis exportaciones?
Cuando exportas tipos de cambio, se incluyen tanto las tasas personalizadas como las predeterminadas:
Tasas Personalizadas: Aparecen donde las has configurado.
Tasas Predeterminadas: Se muestran donde no se han definido tasas personalizadas.
Al personalizar tus tipos de cambio, obtienes mayor control y precisión en tus informes financieros dentro de Agicap. Aprovecha esta función para garantizar que tu análisis de flujo de efectivo refleje las necesidades específicas de tu negocio.