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¿Cómo Asignar PDFs a Facturas en Accounts Receivable?
¿Cómo Asignar PDFs a Facturas en Accounts Receivable?

Vincula fácilmente tus documentos PDF a facturas existentes para optimizar tu proceso de gestión de facturas.

Actualizado hace más de una semana

Cómo utilizar la función

  1. Sube todos tus documentos PDF de una vez utilizando la función de importación manual.

  2. Sin límite: Si se encuentran números de factura en los nombres de los archivos PDF, puedes importar un número ilimitado de documentos.

  3. Limitaciones: Si no se encuentran números de factura en los nombres de los archivos, puedes importar hasta 200 documentos a la vez.

  4. Tarea en segundo plano: El proceso de vinculación masiva se ejecuta en segundo plano, por lo que puedes seguir utilizando Cash Collect mientras tus PDFs se escanean y vinculan.

Cómo funciona

  • Coincidencia por nombre de PDF: El sistema verifica si el nombre del archivo PDF contiene un número de factura existente.

    • Si se encuentra una coincidencia, el PDF se vincula automáticamente a la factura correspondiente.

Recurso alternativo a OCR: Si no se encuentra coincidencia en el nombre del archivo:

  • El documento se escanea utilizando Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para detectar el número de factura.

  • Si OCR encuentra un número de factura coincidente, el PDF se vincula automáticamente.

  • Si no se encuentra coincidencia, el documento se añade al proceso de Verificación Pendiente para revisión manual.

Asignar PDFs a facturas con verificación pendiente

Cómo utilizar la función

  1. Sube tus documentos PDF utilizando la función básica de Importar Documento.

  2. Elige una de las dos opciones:

  • Verificar documentos manualmente: Realiza el proceso de verificación OCR manualmente.

  • Vincular documentos a facturas existentes: Deja que el sistema vincule automáticamente los PDFs a las facturas utilizando OCR.

  1. Vinculación automática: Al seleccionar Vincular documentos a facturas existentes, el sistema escanea cada PDF para encontrar y coincidir números de factura.

Cómo funciona

  • Coincidencia OCR: El sistema utiliza OCR para detectar números de factura dentro de los PDFs.

    • Si se encuentra un número de factura coincidente, el PDF se vincula automáticamente a esa factura.

    • Si no se encuentra coincidencia, el documento permanece en Verificación Pendiente para procesamiento manual.

Comprender cómo funciona la coincidencia de documentos

Para maximizar la coincidencia automática, es importante entender cómo el sistema identifica coincidencias entre los nombres de archivos PDF y los números de factura.

Reglas de coincidencia

  • El nombre del archivo incluye el número de factura: El nombre del archivo PDF debe contener el número de factura exacto.

    • Sin caracteres adicionales: No debe haber letras o números inmediatamente después del número de factura en el nombre del archivo.

      • ✅ Ejemplo: El número de factura 123 coincide con el nombre del archivo Factura_123.pdf

      • 🚫 No coincide si el nombre del archivo es Factura_123A.pdf

  • Manejo de caracteres especiales:

    • Caracteres como /, -, _, y . en los números de factura pueden ser transpuestos como _ o eliminados en los nombres de archivo.

      • ✅ Ejemplo: El número de factura 123/F coincide con el nombre del archivo Factura_123_F.pdf o Factura_123F.pdf

  • No distingue entre mayúsculas y minúsculas: La coincidencia no se ve afectada por letras mayúsculas o minúsculas.

Ejemplos

  • Coincidencias:

    • Número de factura 123 con nombre de archivo Factura_123.pdf

    • Número de factura 123-F con nombre de archivo Factura_123_F.pdf

  • Sin coincidencia:

    • Número de factura 123 con nombre de archivo Factura_1234.pdf

    • Número de factura 123 con nombre de archivo Factura_123A.pdf

💡 Consejos

  • Asegúrate de que los nombres de archivo sean precisos: Para mejorar la precisión de la coincidencia, nombra tus archivos PDF para incluir los números de factura exactos.

  • Caracteres especiales: Ten en cuenta cómo se representan los caracteres especiales en los números de factura en los nombres de archivo.

  • Ventaja de la importación por lotes: Utiliza importaciones por lotes para ahorrar tiempo al manejar grandes cantidades de facturas.

Preguntas y Respuestas ❓

¿Qué sucede si el número de factura no se encuentra en el nombre del archivo PDF o en el contenido?

El PDF se añadirá al proceso de Verificación Pendiente, donde puedes vincularlo manualmente a la factura correcta.

¿Puedo seguir trabajando en Cash Collect mientras se procesan los PDFs?

¡Sí! El proceso de vinculación masiva se ejecuta en segundo plano, permitiéndote seguir utilizando la aplicación sin interrupciones.

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