¿Cómo Invitar a un Usuario a una Entidad?
Para invitar a un usuario a tu entidad, sigue estos pasos:
Navega a la Página de Usuarios y Permisos:
Si eres Administrador:
Ve a Tesorería → Usuarios y Permisos.
Aquí puedes invitar usuarios a una o varias entidades, gestionar permisos y reenviar o eliminar invitaciones si es necesario.
Si eres Miembro:
Solo puedes ver las entidades de las que eres miembro y no puedes invitar nuevos usuarios.
Haz clic en "Invitar Usuario":
Busca el botón "Invitar Usuario" y haz clic en él.
Sigue el Flujo de Invitación de Tres Pasos:
Paso 1: Completa la Información del Usuario:
Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona que deseas invitar.
Ingresa el título del puesto del invitado. (Consulta por qué esto es importante a continuación.)
Paso 2: Define las Entidades:
Elige si deseas invitar al usuario a todas las entidades o a una selección de entidades.
Nota: No puedes invitar a un usuario a una entidad donde ya hay una invitación pendiente o donde el usuario ya es miembro.
Paso 3: Define los Permisos:
Asigna el nivel de acceso adecuado para el usuario. Puedes:
Elegir derechos totalmente personalizados para el usuario.
Asignar el perfil de administrador para acceso completo.
Envía la Invitación:
Haz clic en "Invitar". El invitado recibirá un correo electrónico con instrucciones para unirse a Agicap.
Nota: Si necesitas modificar una invitación pendiente, debes eliminarla y reiniciar el proceso.
¿Por Qué es Obligatorio Ingresar el Título del Puesto?
Al invitar a un usuario, debes ingresar su título del puesto. Esto nos ayuda a identificar roles clave dentro de tu organización, como CEOs, CFOs o Gerentes Financieros. Saber cuándo cambian estos roles nos permite brindar soporte personalizado y garantizar que Agicap continúe aportando valor a tu equipo.
Invitar a Titulares de Tarjetas 💳
Si alguien necesita acceso solo a la función de Gastos con Tarjeta sin otras funcionalidades de Agicap, invítalo como Titular de Tarjeta.
Para Invitar a un Titular de Tarjeta:
Ve a la Pestaña de Titulares de Tarjetas en Gastos con Tarjeta.
Haz clic en "Invitar Titular de Tarjeta".
Completa el Formulario de Invitación:
Información Personal: Proporciona los detalles del titular de la tarjeta para la configuración de su cuenta Swan.
Envía la Invitación:
El invitado recibirá un correo electrónico de Agicap.
El Invitado Completa la Configuración:
Después de hacer clic en "Unirse a la Plataforma" en el correo electrónico, creará su contraseña de Agicap.
Confirmará su información y configurará un código de 6 dígitos para la autenticación de Swan.
Resultado: El acceso a Agicap del titular de la tarjeta y su cuenta Swan se crean en un solo paso.
💡 Consejos
Solo los administradores o usuarios con los permisos adecuados pueden invitar nuevos usuarios o titulares de tarjetas.
Si no eres administrador y necesitas invitar a alguien, contacta al administrador de tu entidad para obtener ayuda.
Asegúrate de que el correo electrónico y el título del puesto del invitado sean correctos para agilizar el proceso de incorporación.
Usa el nuevo filtro de entidades en la página de Usuarios y Permisos para obtener una vista más clara de los miembros de cada entidad.
Nuevas Funciones para Invitaciones de Usuarios
Hemos introducido varias actualizaciones para optimizar el proceso de invitación de usuarios:
Invitar Usuarios a Múltiples Entidades de una Sola Vez: Ahora puedes invitar a un usuario a todas las entidades o a una selección de entidades en una sola invitación. Esto ahorra tiempo y asegura un proceso de incorporación más fluido.
Filtro de Entidades para Mejor Visibilidad: Se ha añadido un nuevo filtro de entidades a la página de Usuarios y Permisos. Esto permite a los administradores ver y gestionar fácilmente los miembros de entidades específicas.
Reenviar o Eliminar Invitaciones: Ahora están disponibles acciones masivas para reenviar o eliminar invitaciones directamente desde la página de Usuarios y Permisos.
Permisos Almacenados para Activación Futura: Si ciertas funciones aún no están activas para una entidad, los permisos asignados durante el proceso de invitación se almacenarán. Cuando la función esté disponible, el usuario obtendrá automáticamente los derechos asignados.
Limitaciones:
Actualmente, los usuarios solo pueden ser invitados uno por uno. Las invitaciones masivas aún no son compatibles.
Preguntas Frecuentes ❓
Invité a un usuario, pero no ha recibido el correo electrónico. ¿Qué debo hacer?
Pídele que revise su carpeta de spam o correo no deseado. Si aún no lo encuentra, es posible que necesites reenviar la invitación.
¿Puedo invitar a varios usuarios a la vez?
Actualmente, los usuarios solo pueden ser invitados uno por uno a cada entidad.
¿Cómo invito a un usuario a múltiples entidades?
Ahora puedes invitar a un usuario a múltiples entidades de una sola vez seleccionando todas las entidades o una selección específica de entidades durante el proceso de invitación.
¿Cómo reenvío una invitación?
Puedes reenviar una invitación:
Accediendo a los detalles de la invitación específica y reenviándola.
Usando las acciones masivas disponibles en la página de Usuarios y Permisos para reenviar múltiples invitaciones a la vez.