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¿Cómo automatizar la introducción de datos de facturas con OCR en Accounts Receivable?
¿Cómo automatizar la introducción de datos de facturas con OCR en Accounts Receivable?

La función OCR de Agicap en Accounts Receivable optimiza la gestión de tus facturas al extraer automáticamente los datos clave de tus facturas en PDF.

Actualizado hace más de un año

¿Qué es OCR en Accounts Receivable?

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) en Accounts Receivable te permite importar facturas desde documentos PDF o imágenes, y extraer automáticamente información esencial para ti. Por defecto, utilizamos nuestra propia tecnología OCR de OpenAI, que ofrece alta precisión en la mayoría de los casos. Si es necesario, puedes cambiar al OCR de nuestro socio Klippa para obtener resultados alternativos.

Cómo usar OCR con PDFs y Correos Electrónicos

Importar facturas desde PDFs o Imágenes

  1. Navega a la sección de Facturas en Accounts Receivable.

  2. Haz clic en Importar Factura y selecciona Desde documento PDF e imágenes.

  3. Sube tu archivo PDF o imagen de la factura.

  4. El OCR procesará el documento y extraerá automáticamente la información clave.

Importar Facturas vía Correo Electrónico

  1. Reenvía tu correo electrónico de factura a tu dirección de correo electrónico dedicada de Agicap proporcionada en Accounts Receivable.

  2. El OCR procesará el archivo adjunto y extraerá los datos.

¿Qué Datos se Extraen Automáticamente?

La función OCR captura automáticamente la siguiente información de tus facturas:

  • Número de Factura

  • Importe (incluyendo impuestos)

  • Fecha de Emisión

  • Fecha de Vencimiento (calculada usando las condiciones de pago si aplica)

  • Nombre del Cliente

💡 Si el cliente ya existe en tu cuenta de Agicap, el OCR sugerirá clientes o contactos coincidentes para facilitar la asociación.

Añadir manualmente información adicional

Algunos detalles no son extraídos por el OCR y deben ser ingresados manualmente:

  • Título de la factura

  • Retraso de Pago Esperado

Para añadir estos:

  1. Después de que el OCR haya procesado tu factura, revisa la información extraída.

  2. Completa cualquier detalle faltante en los campos proporcionados.

  3. Guarda la factura para actualizar tus registros.

Mejorando la Precisión del OCR

Si notas que el OCR no extrajo cierta información correctamente en muchas de tus facturas, puedes ayudar a mejorar su precisión:

  1. Proporciona Ejemplos: Comparte PDFs de facturas donde el OCR tuvo problemas.

  2. Resalta Discrepancias: Especifica qué fue reconocido y qué debería haber sido reconocido.

  3. Contacta Soporte: Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte con esta información para ayudarnos a mejorar el OCR.

¡Tu retroalimentación es invaluable para mejorar la función OCR para todos! 👍

💡 Consejos

  • Cambiar Proveedores de OCR: Si no estás satisfecho con los resultados del OCR, intenta cambiar al proveedor de OCR alternativo en tu configuración.

  • Reconocimiento de Clientes: Asegúrate de que tus clientes estén añadidos a Agicap de antemano para sugerencias de clientes más fluidas por parte del OCR.

  • Límites Diarios de Carga: Aprovecha nuestro generoso límite diario de carga de 1,000 archivos con el nuevo sistema OCR.

Preguntas y Respuestas ❓

¿Cómo puedo cambiar entre el OCR de OpenAI y el OCR de Klippa?

Necesitas pedir al equipo de soporte de Agicap que lo haga.

¿Qué pasa si el OCR no reconoce el nombre de mi cliente?

Asegúrate de que el cliente ya esté añadido a tu cuenta de Agicap. El OCR sugiere clientes basándose en entradas existentes. Si es un cliente nuevo, tendrás que añadirlo manualmente.

¿Puedo subir múltiples facturas a la vez?

¡Sí! Puedes cargar en lote múltiples facturas en PDF, y el OCR procesará cada una individualmente. Esta es una excelente manera de ahorrar tiempo al manejar grandes volúmenes de facturas.

¿Ha quedado contestada tu pregunta?