Cómo importar una factura por correo electrónico?

Encuentra tu dirección de correo única
- En Cuentas por Cobrar, navega a Añadir facturas y selecciona Importar por correo electrónico.
- Verás tu dirección de correo única en el formato inbox-identificador_unico@receivables.agicap.com. 💡 Nota: El nuevo formato de correo mejora la seguridad para evitar facturas falsas o fraudulentas. Si tienes reglas de reenvío automático configuradas, asegúrate de actualizarlas para usar la nueva dirección de correo. La dirección antigua seguirá activa para entidades existentes pero ya no es visible en Cuentas por Cobrar.
Envía la factura
- Desde tu cuenta de correo, redacta un nuevo correo.
- Adjunta la factura como archivo PDF o imagen.
- Envía el correo a tu dirección única de Cuentas por Cobrar.

Qué sucede después de enviar la factura?

La factura aparecerá en la pestaña Gestionar documentos pendientes en Cuentas por Cobrar.
Un proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) extrae información clave de tu factura.
Necesitarás revisar y confirmar los detalles extraídos antes de que la factura se importe completamente.

Revisar campos extraídos por OCR Verifica los siguientes detalles reconocidos por OCR:
- Tipo: Factura o Nota de Crédito
- Título
- Cliente
- Importe y Moneda
- Fecha de Emisión y Fecha de Vencimiento 💡 Nota: Para notas de crédito, solo se requiere la fecha de emisión.
Confirmar los detalles de la factura
- Realiza los ajustes necesarios a la información extraída.
- Una vez todo esté correcto, confirma la factura. ⚠️ Importante: El número de factura no puede modificarse después de la validación. Para cambiarlo, deberás eliminar y volver a importar la factura.

Validar una factura desencadena varias acciones:

Se añade a la lista de facturas: La factura se mueve a la lista de Facturas o Notas de crédito disponibles.
Se adjunta el PDF o imagen: El archivo original se vincula automáticamente a la factura.
Se crea una Transacción Pendiente: Se registra una entrada en Tesorería para futura conciliación.
Se actualizan los análisis: Se actualizan las cifras en la sección Análisis.
Entrada de Conciliación: La factura aparece en Conciliación para emparejar con pagos.
Se actualiza la información del cliente: Ajusta el Importe Adeudado, Importe Pendiente y Retraso Promedio para el cliente asociado.

Si ya existe una factura con el mismo número:

Recibirás un mensaje: "Parece que esta factura ya ha sido importada."
Puedes elegir:
- Vincular el nuevo documento: Adjuntar el nuevo PDF a la factura existente.
- Reemplazar el documento existente: Actualizar la factura con el nuevo PDF si tiene el mismo nombre de archivo.

Esto asegura que tus registros permanezcan precisos y actualizados.

Si las restricciones están habilitadas en Configuración (⚙️), los usuarios no administradores tendrán acceso limitado.
Usuarios no administradores pueden:
- Ver facturas de clientes asignados a ellos.
- Importar y validar todas las facturas, incluso para clientes no asignados.
Usuarios administradores tienen acceso completo a todas las facturas validadas.

Para automatizar el reenvío de facturas desde tu correo:

Usuarios de Gmail:
- Configura una regla de reenvío en la configuración de Gmail.
- Gmail enviará un código de confirmación a tu dirección de correo de AR.
Usuarios de Outlook:
- Crea una regla de reenvío en la configuración de Outlook.
- Outlook también puede requerir un código de validación enviado a tu correo de AR.
  
  ⚠️ Dado que no puedes acceder a correos enviados a tu dirección de Accounts Receivable, contacta al equipo de soporte de Agicap para recuperar el código de validación si es necesario.

Omitir validación OCR: Si prefieres, puedes asignar PDFs directamente a facturas sin validación OCR usando la función Asignar PDF a facturas.
Organiza tus facturas: Revisa y valida regularmente las facturas pendientes para mantener tus registros actualizados.
Monitorea duplicados: Siempre verifica facturas duplicadas para evitar errores en tus datos financieros.