Cómo importar una factura por correo electrónico
Encuentra tu dirección de correo electrónico única
En Accounts Receivable, navega a Agregar facturas y selecciona Importar por correo electrónico.
Verás tu dirección de correo electrónico única en el formato
XXX-XXX@invoice.cashcollect.io.
Envía la factura
Desde tu cliente de correo electrónico, redacta un nuevo correo.
Adjunta la factura como un archivo PDF o de imagen.
Envía el correo a tu dirección de correo electrónico única de Accounts Receivable.
Qué sucede después de enviar la factura
La factura aparecerá en la pestaña En espera de verificación en Cash Collect.
Un proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) extrae información clave de tu factura.
Necesitarás revisar y confirmar los detalles extraídos antes de que la factura se importe completamente.
Cómo validar facturas importadas
Revisar los campos extraídos por OCR
Verifica los siguientes detalles reconocidos por OCR:Tipo: Factura o Abono de venta
Título
Cliente
Importe y Divisa
Fecha de emisión y Fecha de vencimiento
💡 Nota: Para los abonos de venta, solo se requiere la fecha de emisión.
Confirmar los detalles de la factura
Realiza los ajustes necesarios a la información extraída.
Una vez que todo esté correcto, confirma la factura.
⚠️ Importante: El número de factura no se puede modificar después de la validación. Para cambiarlo, necesitarás eliminar y volver a importar la factura.
Después de validar la factura
Validar una factura desencadena varias acciones:
Añade a la lista de facturas: La factura se mueve a la lista de Facturas pendientes o Abonos de venta disponibles.
Adjunta el PDF o imagen: El archivo original se vincula a la factura.
Crea una Operación Pendiente: Se realiza una entrada en Tesorería para futura conciliación.
Actualiza Analíticas: Se actualizan las cifras en la sección de Analíticas.
Entrada de Conciliación: La factura aparece en Conciliación para emparejar con pagos.
Actualiza la Información del Cliente: Ajusta el Importe Adeudado, Importe Pendiente y Retraso Promedio para el cliente asociado.
Manejo de facturas duplicadas
Si ya existe una factura con el mismo número de factura:
Recibirás un mensaje: "Parece que esta factura ya ha sido importada."
Puedes elegir:
Vincular el nuevo documento: Adjuntar el nuevo PDF a la factura existente.
Reemplazar el documento existente: Actualizar la factura con el nuevo PDF si tiene el mismo nombre de archivo.
Esto asegura que tus registros permanezcan precisos y actualizados.
Restricciones de acceso para usuarios no administradores
Si las restricciones están habilitadas en Configuración (⚙️), los usuarios no administradores tendrán acceso limitado.
Usuarios no administradores pueden:
Ver facturas de los clientes a los que están asignados.
Importar y validar todas las facturas, incluso para clientes a los que no están asignados.
Usuarios administradores tienen acceso completo a todas las facturas validadas.
Configuración de redirecciones de correo electrónico
Para automatizar el reenvío de facturas desde tu correo electrónico:
Usuarios de Gmail:
Configura una regla de reenvío en la configuración de Gmail.
Gmail enviará un código de confirmación a tu dirección de correo de Cash Collect.
Usuarios de Outlook:
Crea una regla de reenvío en la configuración de Outlook.
Outlook también puede requerir un código de validación enviado a tu correo de Cash Collect.
⚠️ Dado que no puedes acceder a los correos enviados a tu dirección de Cash Collect, contacta al equipo de soporte de Agicap para recuperar el código de validación si es necesario.
💡 Consejos
Omitir la validación OCR: Si lo prefieres, puedes asignar PDFs directamente a las facturas sin validación OCR usando la función Asignar PDF a facturas.
Organiza tus facturas: Revisa y valida regularmente las facturas pendientes para mantener tus registros actualizados.
Monitorea duplicados: Siempre verifica las facturas duplicadas para prevenir errores en tus datos financieros.