Comprendiendo los Fundamentos de la Importación de Facturas
Puedes importar facturas y abonos de venta en Accounts Receivable a través de un archivo de hoja de cálculo. Esto se puede hacer utilizando métodos de Importación Personalizada construidos por Agicap.
Si deseas utilizar este método, deberás contactar con el chat para construir la importación personalizada. Te pedirán que envíes el libro mayor de clientes o una lista de tus facturas actuales.
La mayoría de las veces, puede tomar de una a dos semanas crear esta configuración.
Formatos de Archivo Soportados
Cash Collect solo admite archivos en formato Excel Workbook (.xlsx) para importar facturas.
Tamaño Máximo de Archivo y Límite de Facturas
El tamaño máximo del archivo para importar es de 10MB.
Puedes importar hasta 60,000 facturas y abonos de venta.
El número de facturas corresponde al número de filas no vacías en tu archivo.
Modos de Importación de Facturas para Marcarlas como Pagadas
Existen dos modos disponibles para importar facturas y marcarlas como pagadas:
Método de Importación de Pendientes
Usando el método de Importación de Pendientes, solo necesitas importar las facturas pendientes. Las facturas que están presentes en Accounts Receivable, pero no en tu archivo importado, se marcarán automáticamente como pagadas.
Este método es útil si tu sistema ERP puede extraer solo facturas pendientes o si tienes un gran número de facturas.
Para usar este método, contacta con el chat, la burbuja azul en la parte inferior derecha de tu cuenta de Agicap, y pídeles que activen la importación de facturas pendientes.
💡 Una vez activado, presta atención a siempre importar todas tus facturas en curso, de lo contrario, todo se marcará como pagado en Agicap.
Método de Importación de Historial
Con el método de Importación de Historial, importas todas tus facturas, tanto pagadas como no pagadas. Las facturas en tu archivo se crearán o actualizarán en Accounts Receivable según corresponda. Este método es el método de importación predeterminado.
Pasos para Importar Facturas Usando una Hoja de Cálculo
1. Exporta el archivo de hoja de cálculo utilizado como modelo para crear la configuración
Asegúrate de que esté en el formato correcto (.xlsx) y que las columnas estén en el orden correcto.
2. Importa el Archivo
- En **Accounts Receivable**, navega a la sección de importación de facturas.
- Sube tu archivo.
3. Revisa el Análisis de Importación
Después de importar, verás un resumen:
- Número de **nuevas facturas/abonos de venta** a importar.
- Número de facturas/abonos de venta a **actualizar**.
- Número de facturas **marcadas como pagadas**.
4. Válida la Importación
- Revisa cuidadosamente el informe de análisis antes de la validación.
- Asegúrate de que el número de facturas marcadas como pagadas sea correcto.
5. Finaliza la Importación
- Una vez validado, las facturas se crearán o actualizarán en **Cash Collect**.
¿Qué Sucede Después de Importar las Facturas?
Nuevas Facturas y Abonos de Venta
Se crean en las listas de Facturas Pendientes o Abonos de Venta Disponibles.
Se crean operaciones pendientes en Tesorería si la sincronización está habilitada.
Los datos de análisis y conciliación se actualizan en consecuencia.
Facturas Existentes
Se puede actualizar información como el importe, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y la fecha de liquidación.
El número de factura no puede ser modificado. Si es necesario, elimina y vuelve a importar la factura.
Las actualizaciones se reflejarán en Tesorería, análisis y conciliación.
Gestión de Facturas Importadas
Después de importar, puedes editar la siguiente información de la factura:
Título
Cliente
Importe y Divisa
Fecha de Emisión
Fecha de Vencimiento
Retraso de Pago Esperado
Fecha de Liquidación
⚠️ El Número de Factura no puede ser modificado una vez que la factura está verificada.
💡 Consejos
Asegúrate de que el formato de tu archivo de hoja de cálculo esté correctamente y contenga todas las columnas obligatorias.
Al usar el método de Importación de Pendientes, siempre incluye todas las facturas pendientes para evitar el marcado incorrecto de facturas pagadas.
Si encuentras problemas de rendimiento con importaciones grandes, considera dividir tu archivo en partes más pequeñas.
Revisa cuidadosamente el análisis de importación antes de la validación para prevenir cambios no deseados.
Preguntas y Respuestas ❓
¿Por qué no puedo ver todas las facturas después de importar?
Si eres un usuario no administrador y la restricción está activada en Configuración, solo verás las facturas asociadas con clientes donde estás asignado como usuario interno. Los usuarios administradores tienen acceso a la lista completa de facturas.
¿Qué debo hacer si necesito cambiar un número de factura?
Una vez que una factura está verificada, el número de factura no puede ser modificado. Para cambiarlo, necesitas eliminar la factura y volver a importarla con el número de factura correcto.
¿Cómo manejo pagos parciales o a plazos?
Al actualizar el importe debido para pagos parciales, ten en cuenta que el importe original no se retiene, y los plazos no se crean automáticamente. Es posible que necesites gestionar los plazos manualmente dividiendo la factura según sea necesario en Agicap.
¿Por qué la operación pendiente en Tesorería tarda en aparecer?
Después de importar facturas, la sincronización con Tesorería puede tardar un tiempo, especialmente para importaciones grandes:
Importar 10,000 facturas puede tardar aproximadamente 20 minutos.
Importar 60,000 facturas puede tardar hasta 1 hora.
Por favor, permite un tiempo para que las operaciones pendientes aparezcan en Tesorería.