Einführung
Wenn Sie ein neuer Karteninhaber sind, müssen wir zunächst Ihre Identität überprüfen. Öffnen Sie dazu einfach die E-Mail-Einladung, die Sie erhalten haben, und folgen Sie den Anweisungen. Weitere Informationen finden Sie hier.
Von dort aus können Sie über diesen Link auf Ihren persönlichen Bereich zugreifen.
Hier können Sie:
Fehlende Belege einreichen.
Ihre Karteninformationen abrufen.
Einmalige Kartenanträge für außergewöhnliche Ausgaben einreichen.
Fehlende Belege hinzufügen
Wir empfehlen Ihnen, sich zur Gewohnheit zu machen, sich jede Woche für ein paar Minuten auf der Plattform anzumelden, um nach unberechtigten Ausgaben zu suchen und fehlende Belege einzureichen.
In Ihrem persönlichen Bereich finden Sie eine Liste aller Ihrer Ausgaben.
Wenn das Etikett orange ist (zur Rechtfertigung), klicken Sie einfach darauf, um Ihren Beleg herunterzuladen.
Wenn das Etikett grün ist (rechtfertigt), ist alles in Ordnung!
💡 Vergessen Sie nicht, das "Memo" zu verwenden, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, die Ihr Finanzteam benötigt, um den Ausgabenkontext besser zu verstehen.
Ihre Karteninformationen anzeigen
Über Ihren persönlichen Bereich können Sie auch alle nützlichen Informationen zu Ihren Karten finden (Limits und Periodizität, aktuelle Ausgaben im Vergleich zum Limit etc.).
Um eine erhaltene physische Karte zu aktivieren, klicken Sie bitte hier.
Durch Klicken auf "Zugriff auf die Swan-Schnittstelle" können Sie außerdem Ihre Karten-Codes abrufen, nachdem Sie eine sichere doppelte Validierung per Mobiltelefon durchgeführt haben.
Stellen Sie Ihre Kartenanforderungen
Egal, ob es sich um einen einmaligen Bedarf (Einmalnutzungskarte) oder um eine klassische virtuelle Karte handelt, Sie können auch die Erstellung einer neuen Karte direkt aus Ihrem persönlichen Bereich beantragen.
Alles, was Sie tun müssen, ist auf die Schaltfläche "Beantragen Sie eine virtuelle Karte" zu klicken und dann den Schritten zu folgen. Sie können 3 Arten von virtuellen Karten anfordern:
Mehrere: Eine klassische entmaterialisierte virtuelle Karte für den langfristigen Gebrauch.
Einzelne: Eine Nutzungskarte für eine einmalige, außergewöhnliche Ausgabe.
Wiederkehrende: Eine virtuelle Karte, die einem Abonnement gewidmet ist (wiederkehrende Zahlungen, aber nur für einen einzelnen Händler verwendbar).
💡 Vergessen Sie nicht, die Notiz zu verwenden, um dem Finanzteam mehr Kontext für die Validierung des Antrags zu geben.
💡 Wenn die Ausgabe dringend ist, zögern Sie nicht, Ihren Antrag per E-Mail oder über Ihren Firmen-Sofortnachrichtendienst zu verdoppeln.
Sobald der Antrag genehmigt wurde, erscheint die Karte in Ihrem Bereich und kann sofort verwendet werden.