Einführung
Sie können jetzt Ihre in DATEV (oder anderen Buchhaltungssystemen) hinterlegten Kostenstellen, in Agicap einfügen und eingehenden Rechnungen und Belege damit versehen. Damit können Sie die vorbereitende Buchhaltung noch schneller angehen und diese Daten sauber nach DATEV übertragen.
Warum haben wir diese eingeführt?
Kostenstellen sind eine Möglichkeit für Unternehmen, Ihre Ausgaben besser im Blick zu behalten. Diese sind meist im Buchhaltungssystem hinterlegt, können aber schon in Vorsystemen (wie Agicap) hinzugefügt werden. Damit muss im nachgelagerten Buchhaltungssystem nichts mehr angepasst werden.
Wie funktionieren diese?
In den Einstellungen von Agicap Payment sind Sie in der Lage, die Struktur Ihrer Kostenstellen zu hinterlegen. Dafür navigieren Sie auf das Zahnrad oben rechts und klicken dann auf Kostenstellen.
Wählen Sie jetzt die Option "Kostenstelle hinzufügen", um den Prozess anzustoßen. Um Ihre Kostenstellen zu finden (diese werden meist in DATEV Rechnungswesen zu finden sein), empfehlen wir es Ihnen, sich mit Ihrem Steuerberater auszutauschen. Dieses Video von DATEV kann jedoch dabei helfen, die Kostenstellen in DATEV Rechnungswesen besser zu lokalisieren.
Da Kostenstellen sehr individuell sind, kommt es auf Sie an, wie Sie diese definieren. In unserem unteren Beispiel sehen Sie die Kostenstellen nach Ländern aufgeteilt. Weiterhin sehen Sie eine "Sammelkostenstelle", welche in DATEV Standard standardmäßig angegeben wird. Dieser ist ein Sammelposten, welcher angegeben werden kann, wenn nicht klar ist, auf welche Kostenstelle eine Ausgabe zurückzuführen ist.
Haben Sie eine Rechnung hochgeladen und verifiziert, dann können Sie in der vorbereitenden Buchhaltung die neu aufgesetzten Kostenstellen auswählen.
Achtung: Sie sind momentan in der Lage, einen weiteren "Code" (Kostenstelle) hinzuzufügen. Das wäre für Kunden spannend, die der Rechnung einen Kostenträger hinzufügen möchten (daher KOST 2). Diese werden zum jetztigen Zeitpunkt nicht mit an DATEV übertragen. Daher versuchen Sie zunächst nur die KOST 1 Möglichkeit zu nutzen. Wenn Sie auf KOST 2 verwenden wollen, dann schreiben Sie uns gerne an!
Mehrere Kostenstellen hinzufügen
Manchmal passiert es, dass die Positionen einer Rechnung auf mehr als eine Kostenstelle fallen. In diesem Falle können Sie auf "+ Aufwands- und MwSt. Konto hinzufügen" klicken und dann weitere Kostenstellen hinzufügen, sowie Sie es schon gewohnt waren mit den Buchhaltungskonten.
Unterschied zwischen KOST 1 und KOST 2?
Sie sehen im obigen Bild, dass hinter der Bezeichnung Kostenstelle der Tag "KOST 1" hinterlegt worden ist. Der Unterschied zwischen "KOST 1" und "KOST 2" ist folgender:
KOST 1: Wird meist für Kostenstellen verwendet
KOST 2: Wird meist für Kostenträger verwendet
Allgemein nutzen 99% der Kunden nur KOST 1. Wenn Sie jedoch auch KOST 2 benötigen, dann sprechen Sie uns gerne an!
Wenn Sie mehr über den Unterschied zwischen KOST 1 und KOST 2 erfahren wollen, dann können Sie hier im DATEV Forum mehr erfahren.