Identifizieren Sie Kartenausgaben, die noch nicht begründet wurden
Es gibt zwei Ansichten, in denen diese Informationen angezeigt werden können.
Die Ansicht der Finanzabteilung
Die erste ist die Ansicht für die Mitglieder der Finanzabteilung. Die Seite Ausgaben enthält eine Liste aller Ausgaben, die mit der Karte getätigt wurden, die zugehörigen Informationen und den Status der Rechtfertigung. Diese Ansicht bietet der Finanzabteilung einen vollständigen Überblick darüber, wer welche Zahlung getätigt hat.
Es gibt 4 verschiedene Status für Ausgaben:
Zu rechtfertigen: der Beleg wurde vom Karteninhaber noch nicht hochgeladen
Zu überprüfen: Der Beleg wurde eingereicht, aber die Finanzabteilung hat ihn noch nicht überprüft.
Verifiziert: der Beleg wurde von der Finanzabteilung validiert
Beleg abgelehnt: Der Beleg wurde von der Finanzabteilung abgelehnt, und der Karteninhaber muss einen neuen Beleg einreichen.
Auf diese Ansicht kann direkt von der Agicap Web App aus zugegriffen werden, im Abschnitt Agicap Payment, Registerkarte Card Expenses.
Die Mitarbeiteransicht
In der Regel hat der Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Ansicht der Finanzabteilung. Der Mitarbeiter kann die Liste seiner eigenen Ausgaben, für die er noch einen Beleg benötigt, von seinem persönlichen Bereich auf dem PC aus aufrufen.
💡Beste Praxis: Speichern Sie diese Übersicht unter Ihren Lesezeichen, um immer alle offenen Kartentransaktionen zu finden. Der Mitarbeiter kann die Liste seiner eigenen Ausgaben, für die noch eine Quittung erforderlich ist, auch über die App Agicap mobile abrufen.
Erhalten Sie die Ausgabenbelege in Agicap
Fügen Sie dank der Push-Benachrichtigung per E-Mail oder mobiler App direkt nach der Ausgabe einen Beleg hinzu
Nach der Buchung einer Kartenausgabe erhält der Mitarbeiter eine E-Mail oder eine Push-Benachrichtigung auf der mobilen App. Der Mitarbeiter kann wählen, welche Art der Benachrichtigung für seine Karte(n) bevorzugt wird.
Im Falle einer E-Mail enthält sie einen Link zum Einreichen des Belegs. Vom Computer aus kann der Mitarbeiter die Datei hochladen. Auf dem Smartphone öffnet der Link die Kamera, um ein Foto des Belegs zu machen.
Im Falle einer Push-Benachrichtigung auf der mobilen App wird der Mitarbeiter zum Rechtfertigungsformular auf der mobilen Agicap-App weitergeleitet.
Einrichten einer wiederkehrendenautomatischen Erinnerung an nicht belegte Ausgaben
Sie können die automatischen Erinnerungen aktivieren oder deaktivieren, die an Ihre Mitarbeiter für alle Ausgaben gesendet werden, für die noch kein Beleg vorliegt.
Im Folgenden finden Sie die Schritte zur Aktivierung dieser automatischen Erinnerungen:
Öffnen Sie im Modul "Zahlungen" die Einstellungen über die entsprechende Schaltfläche oben rechts (Bild 1)
Klicken Sie im Abschnitt "Kartenausgaben" auf "Benachrichtigungen" (Abbildung 2)
In dieser Registerkarte können Sie die automatische Erinnerung an fehlende Belege für Kartenausgaben aktivieren/deaktivieren (Abbildung 3)
Auf dieser Registerkarte können Sie auch die Häufigkeit der Erinnerungen festlegen. Im folgenden Beispiel (Abbildung 3) sehen Sie, dass die Mitarbeiter wöchentlich, jeweils montags, eine Erinnerung an ihre fehlenden Belege erhalten.
Es ist auch möglich, eine Quittung direkt aus der Liste der Ausgaben hinzuzufügen
Die Finanzabteilung kann sie auf der Seite Ausgaben hinzufügen
Der Mitarbeiter kann sie direkt aus seinem persönlichen Bereich auf dem PC importieren. Oder, was noch bequemer ist, aus der mobilen App, indem er die Kamera seines Smartphones benutzt.
Schließlich können die Mitarbeiter ihre Quittung per E-Mail mit der Finanzabteilung oder ihrem Vorgesetzten teilen
Indem sie ihre Quittung per E-Mail an die spezielle E-Mail-Adresse senden, die auf der Seite Ausgaben (Bild 4) verfügbar ist , stellen die Mitarbeiter ihre Quittung der für die Überprüfung zuständigen Person zur Verfügung
Zwei mögliche Szenarien:
Wenn die Informationen des Belegs, die von unserem OCR-Tool (Optical Character Recognition) extrahiert wurden, genau mit einer bestehenden Ausgabe übereinstimmen, wird der Beleg automatisch zur Rechtfertigung dieser Ausgabe verwendet.
Andernfalls wird der Beleg der Finanzabteilung in einer speziellen Liste zur Verfügung gestellt, die durch Klicken auf "Begründen" aufgerufen werden kann (siehe Bilder 5 und 6).
Alle Ihre Quittungen werden jetzt von unserer OCR analysiert
In allen oben beschriebenen Fällen, in denen eine Quittung vom Benutzer gesendet oder hochgeladen wird, wird diese Quittung von unserem OCR-Tool (optische Zeichenerkennung) analysiert. Dadurch können Informationen extrahiert werden, die für die Überprüfung der Quittung und für die Vorabbuchung nützlich sind.
Wenn die Quittung aus dem persönlichen Bereich oder der mobilen App eines Mitarbeiters hochgeladen oder per E-Mail gesendet wird, kann es einige Sekunden dauern, bis die Quittung in der Finanzabteilung erscheint. Das ist die Zeit, die unsere OCR benötigt, um die Datei zu lesen und die Informationen zu erkennen.
💡 Sonderfall: Wenn die Quittung direkt von einer Person aus der Finanzabteilung in ihre spezielle Ansicht hochgeladen wird, befindet sich diese Quittung vorübergehend im Status "Bearbeitung". Während dieses kurzen Zeitraums liest die OCR die Datei, und einige Aktionen für die Ausgabe sind nicht verfügbar.