Würden Sie gerne bei Ihren Mahnungsverfahren Zeit sparen, durch automatisierte Erinnerungen an Ihre Kunden? Mit Hilfe von CashCollect können Sie direkt auf der Platform automatisierte Zahlungserinnerungen einrichten! 🔄
❗ Sie benutzen Cash Collect zum ersten Mal? 💸 Super, dann können Sie direkt mit unserem Starter-Kit loslegen und unsere vordefinierten Erinnerungspläne verwenden!
➡️ VIDEO 📹
Weiter unten lesen Sie, wie Sie Erinnerungspläne ganz einfach selbst erstellen und verwalten!
👉 Welche Arten der Erinnerungspläne gibt es in CashCollect?
CashCollect bietet Ihnen die Möglichkeit, automatische Zahlungserinnerungen zu versenden. Wir unterscheiden hier zwei verschiedene Arten:
➡️ Wiederkehrende Rechnungsübersicht
Senden Sie eine Rechnungsübersicht je Kunde, basierend auf seinen ausstehenden Rechnungen. Nutzen Sie dabei die E-Mail-Vorlagen für Gruppenmahnungen.
✏️ Bsp.: Liste aller überfälligen Rechnungen je Kunde in einem Intervall von vier Wochen
➡️ Erinnerungspläne mit Eskalation
1. Eskalation je Rechnung
Senden Sie eine Nachverfolgung anhand Ihrer festgelegten Automatisierungsschritte für anhand des Fälligkeitsdatums Ihrer Kundenrechnungen.
✏️ Beispiel:
1. Zahlungserinnerung: 3 Tage nach Fälligkeitsdatum der Rechnung
2. Zahlungserinnerung: 10 Tage nach Fälligkeitsdatum der Rechnung
3. Zahlungserinnerung: 21 Tage nach Fälligkeitsdatum der Rechnung
🆕 2. Eskalation nach Rechnungsgruppe 🆕
Haben Ihre Kunden mehr als 5 bis 10 ausstehende Rechnungen, empfehlen wir die Option Eskalation nach Rechnungsgruppe. Hierbei werden die regelmäßige Zahlungserinnerungen verschickt, gleichzeitig können anhand des Fälligkeitsdatums der ältesten Rechnung ausgelöst:
👉 Wie erstelle ich einen Erinnerungsplan?
Klicken Sie in Ihrer CashCollect Anwendung auf Erinnerungen und anschließend Erinnerungspläne. Durch das Plus in der oberen rechten Ecke kommen Sie zum Auswahlmenü, indem Sie zwischen der wiederkehrenden Rechnungsübersicht und Eskalation wählen können.
➡️ Wiederkehrende Erinnerung
Hier erhält Ihr Kunde bei der wiederkehrenden Automatisierung einen regelmäßigen Überblick über seine offenen Rechnungen. Dabei können Sie entscheiden
welche Rechnungen (offene oder fällige),
in welchem Intervall zu welchem Startdatum,
an welche Kontakte und
mit welcher E-Mail-Vorlage
adressiert werden sollen.
Ebenso können Sie entscheiden, ob vorhanden Gutschriften in der Rechnungsübersicht mit einbezogen werden sollen oder nicht.
➡️ Erinnerungspläne mit Eskalation
Erinnerungen mit Eskalation werden automatisch durch Erreichen eines bestimmten Tages (abhängig vom Fälligkeitsdatum oder vom erwarteten Zahlungsdatum) versendet.
💡 Wir empfehlen
die Eskalation nach Rechnung, wenn Sie je Kunde weniger als 5 bis 10 ausstehende Rechnungen haben und
die Eskalation nach Rechnungsgruppe, wenn Ihre Kunden in der Regel mehr als 5 bis 10 ausstehende Rechnungen haben.
Sie können dabei verschiedene Erinnerungsschritte definieren.
💡 TIPP: Unterscheiden Sie innerhalb Ihres Erinnerungsplans zwischen:
Automatisch versendeten E-Mails,
ℹ️ Hier wird automatisch eine Erinnerungsmail an den Kunden durch Cash Collect versendet. 📫
Manuell versendeten E-Mails als interne To Dos und
ℹ️ Hier wird eine interne Aufgabe im Reiter Nachverfolgung erstellt. ✅
Perfekt, wenn Sie die Erinnerungsmail noch einmal prüfen wollen, bevor Sie an den Kunden versendet wird. Ist die Mahnung berechtigt, können Sie die Mail versenden.
Telefonate als interne To Dos.
ℹ️ Hier wird eine interne Aufgabe im Reiter Follow-Up Aktionen erstellt. ✅
Sie möchten den Kunden lieber persönlich an eine Rechnung erinnern? 💬 Dann erstellen Sie am besten einen Zwischenschritt innerhalb eines Erinnerungsplans, der Sie daran erinnert, bei dem Kunden anzurufen. 📞
Die verschiedenen Typen sind innerhalb Ihres Erinnerungsplans gut sichtbar gekennzeichnet:
Hier finden Sie Ihre offenen Aufgaben:
💡 TIPP: Um verschiedene Kundengruppen (z. B. abhängig von der Größe des Kunden oder Ihres Geschäftsbereichs) mit unterschiedlichen Anschreiben an die Zahlung erinnern wollen, können Sie je Kundengruppe eigene Erinnerungspläne erstellen.
👉 Automatisierung aktivieren
Wenn Sie Ihre Automatisierungen erstellt haben, können Sie diese an drei verschiedenen Stellen aktivieren:
1️⃣ global (im Reiter Erinnerungen / Automatisierung):
2️⃣ je Kunde (im Reiter Kunden):
3️⃣ je Rechnung (sequenzbasierte Erinnerung) auf dem Dashboard:
Am ⚡️ erkennen Sie, ob die automatischen Erinnerungen bei einer Rechnung aktiviert ist. Sie lassen sie sich jedoch individuell je Rechnung aktivieren bzw. deaktivieren:
ℹ️ E-Mails welche automatisch versendet werden, werden nur einmal am Tag verschickt und während des Wochenendes immer um 13:00 Uhr CET.