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Wie passen Sie Ihre Nachverfolgungen mit den Eskalationsplänen an, wenn Rechnungen überfällig werden?

Nutzen Sie Eskalationen, um automatische Erinnerungen basierend auf dem Verzug Ihrer Rechnungen auszulösen.

Vor über einem Monat aktualisiert

Eskalationen nach Rechnung

Wenn Sie nur einige spezifische Rechnungen nachverfolgen müssen:

  1. Gehen Sie zu Erinnerungspläne und klicken Sie auf Neuen Plan erstellen.

  2. Wählen Sie Eskalation → Nach Rechnung.

  3. Definieren Sie Ihre Schritte. Für jeden Schritt:

    • Wählen Sie einen Auslöser (z. B. X Tage nach dem Fälligkeitsdatum oder X Tage nach dem Ausstellungsdatum).

    • Wählen Sie eine Aktion (z. B. automatische E-Mail senden, E-Mail vor dem Senden überprüfen, Anruf-Erinnerung erstellen oder Brief generieren).

Neue Funktionalität: Sie können jetzt Auslöser für Erinnerungspläne, basierend auf dem Ausstellungsdatum einer Rechnung, definieren! Dies ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen relativ zum Ausstellungsdatum einer Rechnung zu automatisieren, nicht nur zum Fälligkeitsdatum.

Aktionen erklärt

  • Automatische E-Mail: Sendet eine Erinnerung sofort, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

  • E-Mail mit Validierung: Sie bestätigen oder bearbeiten die E-Mail, bevor sie gesendet wird.

  • Anruf: Erstellt eine Erinnerung in Follow-up Aktionen.

  • Brief: Generiert ein PDF oder einen MySendingBox-Entwurf für den manuellen Versand.

Hinweis: Bei Verwendung des Ausstellungsdatums als Auslöser ist die Option "Vorher" deaktiviert.

Eskalationen nach Rechnungsgruppe

Wenn Sie mehrere Rechnungen für denselben Kunden haben und einen gruppierten Ansatz wünschen:

  1. Gehen Sie zu Erinnerungspläne und klicken Sie auf Neuen Plan erstellen.

  2. Wählen Sie Eskalation → Nach Rechnungsgruppe.

  3. Wählen Sie, wie oft der Plan die Rechnungsbedingungen überprüfen soll (Häufigkeit) und das früheste Startdatum (nächste Erinnerung).

  4. Wählen Sie den Rechnungsumfang (alle unbezahlten oder nur überfällige Rechnungen).

  5. Richten Sie Verspätungsauslöser ein und weisen Sie E-Mail-, Anruf- oder Briefaktionen zu.

Aktionen erklärt

  • Gruppierte E-Mail: Alle relevanten Rechnungen werden in einer E-Mail aufgelistet.

  • Anruf: Erstellt eine gruppierte Erinnerung in Follow-up Aktionen.

  • Brief: Generiert ein gruppiertes PDF für den manuellen Versand.

Interne Benutzer-Erinnerungspläne

Sie können auch Ihre Kollegen über überfällige Rechnungen benachrichtigen. Wenn Sie interne Benutzer für einen Kunden eingerichtet haben:

  • Fügen Sie sie als Empfänger in einem Eskalationsschritt hinzu.

  • Sie sehen alle Details zu überfälligen Rechnungen und können direkt nachverfolgen oder sich mit Ihnen abstimmen.

Neue Funktionalität: Interne Benutzer, die bestimmten Kunden in Agicap zugewiesen sind, werden jetzt auch als interne Kontakte erkannt.

💡 Tipps

  • Kombinieren Sie Eskalationen mit manuellen Nachverfolgungen für maximale Flexibilität.

  • Passen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen basierend auf dem Rechnungsverzug oder der Kundenbeziehung an.

FAQ ❓

Was passiert, wenn ich einen Erinnerungsplan von einem Kunden entfernen möchte?

Öffnen Sie die Kundendetails, suchen Sie den zugewiesenen Erinnerungsplan und klicken Sie auf Entfernen.

Kann ich eine Eskalation nach ihrer Erstellung bearbeiten?

Ja. Klicken Sie auf den Plan auf Ihrer Erinnerungspläne-Seite und wählen Sie einen Schritt aus, um den Auslöser, die Aktion oder die E-Mail-Vorlage zu aktualisieren.

Wie schließe ich eine einzelne Rechnung von einer Eskalation aus?

Öffnen Sie die Rechnungsdetails, finden Sie den Erinnerungsplan-Schalter und schalten Sie ihn aus.

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