Wir freuen uns, Ihnen heute das Agicap-Kundenportal vorzustellen! Dieser Bereich in Accounts Receivable ermöglicht es ihren Kunden, deren Rechnungen direkt per Karte zu bezahlen. Das macht die Zahlung für alle Beteiligten bequemer und effizienter.
So aktivieren Sie die Funktion
Schritt 1: Erstellen Sie ein Konto bei Swan
Wenn Sie kein Swan-Konto haben, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Kontaktieren Sie unseren Kundenservice über den Chat, um die Aktivierung des Kundenportals anzufordern.
Unser Team wird das Modul für Sie aktivieren.
Nach der Aktivierung gehen Sie zu Accounts Receivable > Einstellungen > Zahlung.
Klicken Sie auf „Mein Konto verwalten“ und folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Swan-Konto für Accounts Receivable einzurichten.
Schließen Sie den Onboarding-Prozess bei Swan ab, um Ihr Konto zu erstellen.
Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Händlerprofil
Sobald Ihr Swan-Konto erstellt und validiert ist oder wenn Sie bereits ein Swan-Konto haben, müssen Sie ein Händlerprofil erstellen:
Gehen Sie zu Accounts Receivable > Einstellungen > Zahlung.
Klicken Sie auf „Mein Profil verwalten“ und melden Sie sich beim Swan-Webbanking an.
Gehen Sie zum Abschnitt „Händler“.
Klicken Sie auf „Zugriff anfordern“ und füllen Sie die erforderlichen Informationen aus:
Händlername
Produkttyp
Erwartetes monatliches Zahlungsvolumen
Erwarteter durchschnittlicher Transaktionsbetrag
Klicken Sie auf „Profil anfordern“, um Ihr Händlerprofil zur Überprüfung einzureichen.
Fügen Sie anschließend eine Zahlungsmethode hinzu:
Unter dem Händlerprofil, das Sie gerade erstellt haben, finden Sie den Abschnitt „Zahlungsmethoden“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" neben der Zahlungsmethode „Karte“.
Klicken Sie auf „Anfordern“.
Nach diesen beiden Schritten warten Sie bitte, bis Swan Ihr Händlerprofil und die gewünschte Zahlungsmethode validiert.
Schritt 3: Überprüfen Sie Ihr Händlerprofil und Ihr Swan-Konto
Sobald Ihr Händlerprofil und die Zahlungsmethode von Swan validiert wurden, ist das Kundenportal nutzbar. Gehen Sie zu Accounts Receivable > Einstellungen > Zahlung, um die Informationen Ihres Händlerprofils zu überprüfen.
So funktioniert der Zahlungsprozess für Ihre Kunden
Auf die Rechnung zugreifen
Ihre Kunden können auf das Kundenportal zugreifen und die Rechnung auswählen, die sie bezahlen möchten.
Zahlung initiieren
Auf der Seite mit den Rechnungsdetails finden Ihre Kunden eine Schaltfläche zur Zahlung.
Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden sie zur Zahlungsseite von Swan weitergeleitet.
Wichtig: Die Schaltfläche zur Zahlung wird nur für Rechnungen angezeigt, die nicht in Raten aufgeteilt sind und in EUR-Währung vorliegen.
Zahlung abschließen
Der Kunde muss nun die Kartendaten eingeben und die Zahlung bestätigen.
Nach der Verarbeitung der Zahlung wird der Status der Rechnung im Kundenportal aktualisiert und zeigt ein „Bezahlt“-Label an.
Die Kunden können die Zahlungsdetails, einschließlich des gezahlten Betrags und des Zahlungsdatums, im Abschnitt mit den Rechnungsdetails einsehen.
Wie die Rechnungen in Agicap aktualisiert werden
Status der Rechnung in Agicap
Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird die Rechnung in Agicap mit einem Label „💳 Mit Karte bezahlt“ gekennzeichnet.
Wichtig: Der Status der Rechnung bleibt „In Bearbeitung“, bis eine manuelle Aktion (Abstimmung oder als bezahlt markiert) erfolgt.
Anzeige der Transaktion im Swan-Webbanking
Nach der Zahlung erscheint die Transaktion im Abschnitt „Ausstehend“ des Swan-Webbankings.
Die Transaktion wird am Tag nach der Zahlung um 18:00 Uhr verbucht und ist auf der Seite „Historie“ sichtbar.
Wichtige Informationen
Swan behält 100 % des Gesamtbetrags von Kartenzahlungen für 5 Arbeitstage ein. Nach Ablauf dieser Frist werden die Gelder freigegeben und sind auf Ihrem Konto verfügbar.
Die Gebühren können je nach Art der verwendeten Karten variieren. Für den Hauptanwendungsfall (Unternehmenskarten in der EU) gilt: 2,50 % auf den Gesamtbetrag + 0,25 €.
Nur Rechnungen in EUR können über diese Methode bezahlt werden.
Nur Rechnungen ohne Raten können über diese Methode bezahlt werden.
Der Gesamtstatus der Rechnung bleibt „In Bearbeitung“, bis eine manuelle Aktion (Abstimmung oder als bezahlt markiert) erfolgt.
Vorteile der Zahlung über das Kundenportal
Der effiziente Zahlungsprozess bietet Ihren Kunden ein reibungsloses Zahlungserlebnis und vermindert das Aufschieben der Zahlung aus Bequemlichkeit.
Durch weniger Verzögerungen bei der Zahlung verbessert sich der DSO (Days of Sales Outstanding) pro Kunde.