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Wie man PDFs mit Rechnungen in den Accounts Receivable verknüpft?

Verknüpfen Sie Ihre PDF-Dokumente mühelos mit bestehenden Rechnungen, um Ihren Rechnungsverwaltungsprozess zu optimieren.

Vor über 10 Monaten aktualisiert

So verwenden Sie die Funktion

  1. Laden Sie alle Ihre PDF-Dokumente auf einmal hoch mit der Funktion für den manuellen Import.

  2. Keine Begrenzung: Wenn Rechnungsnummern in den PDF-Dateinamen gefunden werden, können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten importieren.

  3. Einschränkungen: Wenn keine Rechnungsnummern in den Dateinamen gefunden werden, können Sie bis zu 200 Dokumente gleichzeitig importieren.

  4. Hintergrundaufgabe: Der Massenverknüpfungsprozess läuft im Hintergrund, sodass Sie CashCollect weiterhin verwenden können, während Ihre PDFs gescannt und verknüpft werden.

Funktionsweise

  • Abgleich nach PDF-Name: Das System überprüft, ob der PDF-Dateiname eine vorhandene Rechnungsnummer enthält.

    • Wenn ein Treffer gefunden wird, wird das PDF automatisch mit der entsprechenden Rechnung verknüpft.

Fallback auf OCR: Wenn kein Treffer im Dateinamen gefunden wird:

  • Das Dokument wird mit Optical Character Recognition ( OCR ) gescannt, um die Rechnungsnummer zu erkennen.

  • Wenn OCR eine passende Rechnungsnummer findet, wird das PDF automatisch verknüpft.

  • Wenn kein Treffer gefunden wird, wird das Dokument dem Prozess Ausstehende Überprüfung zur manuellen Überprüfung hinzugefügt.

PDFs zu Rechnungen mit ausstehender Überprüfung zuweisen

So verwenden Sie die Funktion

  1. Laden Sie Ihre PDF-Dokumente hoch mit der grundlegenden Dokument importieren-Funktion.

  2. Wählen Sie eine der beiden Optionen:

  • Dokumente manuell überprüfen: Durchlaufen Sie den OCR-Überprüfungsprozess manuell.

  • Dokumente mit vorhandenen Rechnungen verknüpfen: Lassen Sie das System PDFs automatisch mit Rechnungen abgleichen, indem OCR verwendet wird.

  1. Automatische Verknüpfung: Durch Auswahl von Dokumente mit vorhandenen Rechnungen verknüpfen scannt das System jedes PDF, um Rechnungsnummern zu finden und abzugleichen.

Funktionsweise

  • OCR-Abgleich: Das System verwendet OCR, um Rechnungsnummern innerhalb der PDFs zu erkennen.

    • Wenn eine passende Rechnungsnummer gefunden wird, wird das PDF automatisch mit dieser Rechnung verknüpft.

    • Wenn kein Treffer gefunden wird, bleibt das Dokument in Ausstehende Überprüfung für die manuelle Bearbeitung.

Verständnis der Dokumentenabgleichsfunktion

Um die automatische Zuordnung zu maximieren, ist es wichtig zu verstehen, wie das System Übereinstimmungen zwischen PDF-Dateinamen und Rechnungsnummern identifiziert.

Abgleichsregeln

  • Dateiname enthält Rechnungsnummer: Der PDF-Dateiname muss die genaue Rechnungsnummer enthalten.

    • Keine zusätzlichen Zeichen: Es sollten keine Buchstaben oder Zahlen unmittelbar nach der Rechnungsnummer im Dateinamen stehen.

      • ✅ Beispiel: Rechnungsnummer 123 stimmt mit Dateiname Rechnung_123.pdf überein

      • 🚫 Keine Übereinstimmung, wenn Dateiname Rechnung_123A.pdf ist

  • Umgang mit Sonderzeichen:

    • Zeichen wie /, -, _ und . in Rechnungsnummern können im Dateinamen als _ transponiert oder entfernt werden.

      • ✅ Beispiel: Rechnungsnummer 123/F stimmt mit Dateiname Rechnung_123_F.pdf oder Rechnung_123F.pdf überein

  • Nicht Groß-/Kleinschreibungssensitiv: Die Übereinstimmung wird nicht durch Groß- oder Kleinschreibung beeinflusst.

Beispiele

  • Übereinstimmungen:

    • Rechnungsnummer 123 mit Dateiname Rechnung_123.pdf

    • Rechnungsnummer 123-F mit Dateiname Rechnung_123_F.pdf

  • Keine Übereinstimmung:

    • Rechnungsnummer 123 mit Dateiname Rechnung_1234.pdf

    • Rechnungsnummer 123 mit Dateiname Rechnung_123A.pdf

💡 Tipps

  • Sorgen Sie für genaue Dateinamen: Um die Genauigkeit der Zuordnung zu verbessern, benennen Sie Ihre PDF-Dateien so, dass sie die genauen Rechnungsnummern enthalten.

  • Sonderzeichen: Achten Sie darauf, wie Sonderzeichen in Rechnungsnummern in Dateinamen dargestellt werden.

  • Vorteil des Batch-Imports: Verwenden Sie Batch-Importe, um Zeit zu sparen, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Rechnungen arbeiten.

Q&A ❓

Was passiert, wenn die Rechnungsnummer nicht im PDF-Dateinamen oder -inhalt gefunden wird?

Das PDF wird dem Prozess Ausstehende Überprüfung hinzugefügt, wo Sie es manuell mit der richtigen Rechnung verknüpfen können.

Kann ich weiterhin in CashCollect arbeiten, während PDFs verarbeitet werden?

Ja! Der Massenverknüpfungsprozess läuft im Hintergrund, sodass Sie die App nahtlos weiter nutzen können.

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