Verständnis der Administratorrechte
Ein Administrator hat vollständigen Zugriff auf alle Funktionen innerhalb einer Entität und kann Benutzerrechte für alle anderen Benutzer verwalten. Administratorrechte sollten Personen mit entsprechender Verantwortung, wie z. B. Managern, zugewiesen werden.
Wichtige Punkte zu Administratorrechten
Eine Entität kann mehrere Administratoren oder keine haben, jedoch wird empfohlen, mindestens einen Administrator zu haben.
Administratorrechte können von einem anderen Administrator über folgende Schritte vergeben oder entzogen werden:
Gehen Sie zu Einstellungen im unteren linken Bereich ( ⚙️ > Benutzer und Berechtigungen).
Beim Erstellen einer neuen Entität wird der Ersteller automatisch als Administrator dieser Entität zugewiesen.
Nur ein Administrator kann einen anderen Benutzer als Administrator festlegen.
Um den Zugriff eines Administrators auf eine Entität zu entziehen, müssen zuerst seine Administratorrechte entfernt werden.
Nicht verwaltbare Rechte
Einige Rechte werden automatisch zugewiesen und können nicht geändert werden:
Entitäten erstellen: Nur Administratoren von mindestens einer Entität können neue Entitäten innerhalb der Organisation erstellen.
Verwaltung von Validierungsregeln für Zahlungsvorbereitungen: Dieses Recht wird Administratoren von Entitäten basierend auf der Aktivierung des Zahlungsmoduls zugewiesen.
Verwaltbare Rechte
NUR ADMINISTRATOREN können verschiedene Kombinationen von Rechten basierend auf den Rollen und der erwarteten Nutzung der Benutzer zuweisen. Verwaltbare Rechte umfassen:
Zugriff auf Cashflow.
Inaktive Bankkonten anzeigen.
Zusätzliche Rechte spezifisch für Entitäten und Funktionen.
💡 Hinweis: Für Rechte im Bereich Kreditorenbuchhaltung müssen Benutzer den Modulzugriff vor Abschluss überprüfen. Beispielsweise hat die Gewährung des Zugriffs auf die Begünstigtenverwaltung ohne Zahlungs- oder Rechnungszugriff keine Wirkung.
So weisen Sie Benutzerrechte zu
Um Benutzerrechte zuzuweisen oder zu ändern:
Gehen Sie zu Einstellungen im unteren linken Bereich ( ⚙️ > Benutzer und Berechtigungen).
Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Berechtigungen Sie verwalten möchten.
Überprüfen Sie die Liste der mit dem Benutzer verknüpften Entitäten.
Weisen Sie für jede Entität die entsprechenden Rechte zu, indem Sie die verfügbaren Optionen aktivieren oder deaktivieren.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Administratorrechte zuweisen
Um einem Benutzer Administratorrechte zu gewähren:
Gehen Sie zu Einstellungen im unteren linken Bereich ( ⚙️ > Benutzer und Berechtigungen).
Wählen Sie den Benutzer aus.
Suchen Sie die Entität, für die Sie Administratorrechte zuweisen möchten.
Wählen Sie das Feld "Administrator" aus.
Bestätigen und speichern Sie Ihre Änderungen.
💡 Hinweis: Wenn eine Administratorrolle vorhanden ist, ist nur ein Zurücksetzen der Rechte möglich.
Benutzerrechte in großen Mengen verwalten
Wenn ein Benutzer mit mehreren Entitäten verknüpft ist, können Sie seine Rechte für alle Entitäten gleichzeitig verwalten:
Gehen Sie zu Einstellungen im unteren linken Bereich ( ⚙️ > Benutzer und Berechtigungen).
Wählen Sie den Benutzer in Benutzer und Berechtigungen aus.
Wählen Sie mehrere mit dem Benutzer verknüpfte Entitäten aus.
Weisen Sie die gewünschten Rechte zu, die für alle ausgewählten Entitäten gelten.
Speichern Sie die Änderungen.
💡 Tipp: Die Massenverwaltung ermöglicht eine effiziente Aktualisierung von Benutzerberechtigungen, aber beachten Sie die spezifischen Anforderungen der Entitäten bei der Rechtevergabe.
💡 Neue Funktion: Wir haben vier spezialisierte Workflows für Massenaktionen eingeführt, um die Rechteverwaltung zu optimieren:
Rechte hinzufügen.
Rechte entfernen.
Vollständiges Zurücksetzen der Rechte.
Entitätszugriff entziehen.
Diese Workflows gewährleisten Präzision und Effizienz bei der Verwaltung von Benutzerrechten über mehrere Entitäten hinweg.
Besondere Überlegungen
Benutzer mit ausstehenden Einladungen: Für Benutzer, die eingeladen wurden, aber noch nicht akzeptiert haben, kann nur ein begrenzter Satz von Rechten verwaltet werden:
Zugriff auf Cashflow: Sie können den Zugriff blockieren oder erlauben, noch bevor sie sich anmelden.
Inaktive Bankkonten anzeigen.
Änderung Ihrer eigenen Rechte: Sie können Ihre eigenen Rechte nicht ändern. Um Ihre Berechtigungen zu ändern, müssen Sie einen anderen Administrator bitten, diese anzupassen.
💡 Tipps
Überprüfen Sie regelmäßig die Benutzerrechte, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Rollen und Verantwortlichkeiten entsprechen.
Weisen Sie Administratorrechte sparsam zu, um die Kontrolle über die Entitäten Ihrer Organisation zu behalten.
Berücksichtigen Sie bei der Einladung neuer Benutzer, welche Berechtigungen sie benötigen, und passen Sie ihre Rechte entsprechend an, nachdem sie die Einladung angenommen haben.
FAQ❓
Kann ich mehrere Administratoren für eine einzelne Entität haben?
Ja, Sie können mehreren Benutzern Administratorrechte für eine einzelne Entität zuweisen. Dies ermöglicht eine geteilte Verantwortung für die Verwaltung von Benutzerrechten und Entitätseinstellungen.
Wie entferne ich Administratorrechte von einem Benutzer (nur möglich, wenn Sie auch Administrator sind)?
Um Administratorrechte zu entfernen:
Gehen Sie zu Einstellungen ( ⚙️ > Benutzer und Berechtigungen).
Wählen Sie den Benutzer aus.
Wählen Sie das Feld "Benutzerdefiniert" aus und gewähren Sie die Rechte, die Sie dieser Person geben möchten.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Was passiert, wenn einer Entität keine Administratoren zugewiesen sind?
Obwohl Agicap es erlaubt, dass eine Entität keine Administratoren hat, wird empfohlen, mindestens einen Administrator pro Entität zu haben, um Benutzerrechte und Einstellungen effektiv zu verwalten.