Was ist OCR in den Accounts Receivable?
Optische Zeichenerkennung (OCR) in den Accounts Receivable ermöglicht es Ihnen, Rechnungen aus PDF-Dokumenten oder Bildern zu importieren und automatisch wesentliche Informationen zu extrahieren. Standardmäßig verwenden wir unsere eigene OpenAI OCR-Technologie, die in den meisten Fällen eine hohe Genauigkeit bietet. Bei Bedarf können Sie auf die OCR unseres Partners Klippa umschalten, um alternative Ergebnisse zu erhalten.
Wie verwendet man OCR mit PDFs und E-Mails
Importieren von Rechnungen aus PDFs oder Bildern
Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungen in den Accounts Receivable.
Klicken Sie auf Rechnung importieren und wählen Sie Aus PDF-Dokument und Bildern.
Laden Sie Ihre PDF-Datei oder das Bild der Rechnung hoch.
Die OCR wird das Dokument verarbeiten und automatisch wichtige Informationen extrahieren.
Importieren von Rechnungen per E-Mail
Leiten Sie Ihre Rechnung per E-Mail an Ihre dedizierte Agicap-E-Mail-Adresse weiter, die in den Accounts Receivable bereitgestellt wird.
Die OCR wird den Anhang verarbeiten und die Daten extrahieren.
Welche Daten werden automatisch extrahiert?
Die OCR-Funktion erfasst automatisch die folgenden Informationen aus Ihren Rechnungen:
Rechnungsnummer
Betrag (einschließlich Steuern)
Ausstellungsdatum
Fälligkeitsdatum (berechnet anhand der Zahlungsbedingungen, falls zutreffend)
Kundenname
💡 Wenn der Kunde bereits in Ihrem Agicap-Konto existiert, wird die OCR passende Kunden oder Kontakte zur einfachen Zuordnung vorschlagen.
Manuelles Hinzufügen zusätzlicher Informationen
Einige Details werden nicht von der OCR extrahiert und müssen manuell eingegeben werden:
Titel der Rechnung
Erwartete Zahlungsfrist
Um diese hinzuzufügen:
Überprüfen Sie nach der Verarbeitung Ihrer Rechnung durch die OCR die extrahierten Informationen.
Füllen Sie alle fehlenden Details in den bereitgestellten Feldern aus.
Speichern Sie die Rechnung, um Ihre Aufzeichnungen zu aktualisieren.
Verbesserung der OCR-Genauigkeit
Wenn Sie feststellen, dass die OCR bestimmte Informationen bei vielen Ihrer Rechnungen nicht korrekt extrahiert hat, können Sie helfen, ihre Genauigkeit zu verbessern:
Beispiele bereitstellen: Teilen Sie PDFs von Rechnungen, bei denen die OCR Probleme hatte.
Abweichungen hervorheben: Geben Sie an, was erkannt wurde und was hätte erkannt werden sollen.
Support kontaktieren: Wenden Sie sich mit diesen Informationen an unser Support-Team, um uns bei der Verbesserung der OCR zu unterstützen.
Ihr Feedback ist von unschätzbarem Wert, um die OCR-Funktion für alle zu verbessern! 👍
💡 Tipps
Wechseln der OCR-Anbieter: Wenn Sie mit den OCR-Ergebnissen nicht zufrieden sind, versuchen Sie, in Ihren Einstellungen zum alternativen OCR-Anbieter zu wechseln.
Kundenerkennung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden vorher zu Agicap hinzugefügt wurden, um reibungslosere OCR-Kundenvorschläge zu erhalten.
Tägliche Upload-Limits: Nutzen Sie unser großzügiges tägliches Upload-Limit von 1.000 Dateien mit dem neuen OCR-System.
Q&A ❓
Wie kann ich zwischen der OpenAI OCR und der Klippa OCR wechseln?
Sie müssen das Agicap-Support-Team darum bitten.
Was, wenn die OCR den Namen meines Kunden nicht erkennt?
Stellen Sie sicher, dass der Kunde bereits in Ihrem Agicap-Konto hinzugefügt wurde. Die OCR schlägt Kunden basierend auf vorhandenen Einträgen vor. Wenn es sich um einen neuen Kunden handelt, müssen Sie ihn manuell hinzufügen.
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal hochladen?
Ja! Sie können mehrere PDF-Rechnungen im Stapel hochladen, und die OCR wird jede einzeln verarbeiten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen, wenn Sie große Mengen an Rechnungen bearbeiten.