Wie man eine Rechnung per E-Mail importiert

Finden Sie Ihre eindeutige E-Mail-Adresse
- Gehen Sie in Accounts Receivable zu Rechnungen hinzufügen und wählen Sie Per E-Mail importieren.
- Sie sehen Ihre eindeutige E-Mail-Adresse im Format XXX-XXX@invoice.cashcollect.io.
Senden Sie die Rechnung
- Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Client eine neue E-Mail.
- Fügen Sie die Rechnung als PDF- oder Bilddatei an.
- Senden Sie die E-Mail an Ihre eindeutige Accounts Receivable E-Mail-Adresse.

Was passiert nach dem Senden der Rechnung

Die Rechnung erscheint im Tab Ausstehende Verifizierung in Cash Collect.
Ein Optical Character Recognition (OCR)-Prozess extrahiert wichtige Informationen aus Ihrer Rechnung.
Sie müssen die extrahierten Details überprüfen und bestätigen, bevor die Rechnung vollständig importiert wird.

Wie man importierte Rechnungen validiert

Überprüfen Sie die von OCR extrahierten Felder
Überprüfen Sie die folgenden Details, die von OCR erkannt wurden:
- Typ: Rechnung oder Kundenguthaben
- Titel
- Kunde
- Betrag und Währung
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum

💡 Hinweis: Für Kundenguthaben ist nur das Ausstellungsdatum erforderlich.

Bestätigen Sie die Rechnungsdetails
- Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an den extrahierten Informationen vor.
- Sobald alles korrekt ist, bestätigen Sie die Rechnung.

⚠️ Wichtig: Die Rechnungsnummer kann nach der Validierung nicht mehr geändert werden. Um sie zu ändern, müssen Sie die Rechnung löschen und erneut importieren.

Nach der Validierung der Rechnung

Die Validierung einer Rechnung löst mehrere Aktionen aus:

Hinzufügen zur Rechnungsliste: Die Rechnung wird in die Liste Ausstehende Rechnungen oder Verfügbare Kundenguthaben verschoben.
Anhängen des PDFs oder Bildes: Die Originaldatei wird mit der Rechnung verknüpft.
Erstellen einer erwarteten Transaktion: Ein Eintrag wird in der Treasury für zukünftige Abstimmungen erstellt.
Aktualisierung der Analysen: Zahlen im Abschnitt Analysen werden aktualisiert.
Abstimmungseintrag: Die Rechnung erscheint in der Abstimmung zur Zuordnung mit Zahlungen.
Aktualisierung der Kundeninformationen: Anpassung des Fälligen Betrags, Offenen Betrags und Durchschnittlichen Verzugs für den zugehörigen Kunden.

Umgang mit doppelten Rechnungen

Wenn eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer bereits existiert:

Sie erhalten eine Nachricht: "Es scheint, dass diese Rechnung bereits importiert wurde."
Sie können wählen:
- Das neue Dokument verknüpfen: Das neue PDF an die bestehende Rechnung anhängen.
- Das bestehende Dokument ersetzen: Die Rechnung mit dem neuen PDF aktualisieren, wenn es denselben Dateinamen hat.

Dies stellt sicher, dass Ihre Aufzeichnungen genau und aktuell bleiben.

Zugriffsbeschränkungen für Nicht-Admin-Benutzer

Wenn Einschränkungen aktiviert sind in den Einstellungen (⚙️), haben Nicht-Admin-Benutzer eingeschränkten Zugriff.
Nicht-Admin-Benutzer können:
- Rechnungen für Kunden sehen, denen sie zugewiesen sind.
- Alle Rechnungen importieren und validieren, auch für Kunden, denen sie nicht zugewiesen sind.
Admin-Benutzer haben vollen Zugriff auf alle validierten Rechnungen.

Einrichten von E-Mail-Weiterleitungen

Um das Weiterleiten von Rechnungen aus Ihrer E-Mail zu automatisieren:

Gmail-Benutzer:
- Richten Sie eine Weiterleitungsregel in den Gmail-Einstellungen ein.
- Gmail sendet einen Bestätigungscode an Ihre Cash Collect E-Mail-Adresse.
Outlook-Benutzer:
- Erstellen Sie eine Weiterleitungsregel in den Outlook-Einstellungen.
- Outlook kann ebenfalls einen Bestätigungscode an Ihre Cash Collect E-Mail senden.

⚠️ Da Sie keinen Zugriff auf E-Mails haben, die an Ihre Cash Collect Adresse gesendet werden, kontaktieren Sie das Agicap-Support-Team, um den Bestätigungscode bei Bedarf abzurufen.

💡 Tipps

OCR-Validierung überspringen: Wenn Sie möchten, können Sie PDFs direkt Rechnungen zuweisen, ohne die OCR-Validierung zu verwenden, mit der Funktion PDFs Rechnungen zuweisen.
Organisieren Sie Ihre Rechnungen: Überprüfen und validieren Sie regelmäßig ausstehende Rechnungen, um Ihre Aufzeichnungen aktuell zu halten.
Überwachen Sie Duplikate: Überprüfen Sie immer auf doppelte Rechnungen, um Fehler in Ihren Finanzdaten zu vermeiden.