So importieren Sie eine Rechnung per E-Mail?
Finden Sie Ihre eindeutige E-Mail-Adresse
Navigieren Sie in Accounts Receivable zu Rechnungen hinzufügen und wählen Sie Importieren per E-Mail.
Sie sehen Ihre eindeutige E-Mail-Adresse im Format
inbox-unique_identifier@receivables.agicap.com.
💡 Hinweis: Das neue E-Mail-Format erhöht die Sicherheit, um gefälschte oder betrügerische Rechnungen zu verhindern. Wenn Sie automatische E-Mail-Weiterleitungsregeln eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass diese aktualisiert werden, um die neue E-Mail-Adresse zu verwenden. Die alte E-Mail-Adresse bleibt für bestehende Entitäten aktiv, ist jedoch in Accounts Receivable nicht mehr sichtbar.
Senden Sie die Rechnung
Verfassen Sie in Ihrem E-Mail-Konto eine neue E-Mail.
Fügen Sie die Rechnung als PDF- oder Bilddatei an.
Senden Sie die E-Mail an Ihre eindeutige Accounts Receivable-E-Mail-Adresse.
Was passiert nach dem Senden der Rechnung?
Die Rechnung erscheint im Tab Ausstehende Dokumente verwalten in Accounts Receivable.
Ein OCR-Prozess (Optical Character Recognition) extrahiert wichtige Informationen aus Ihrer Rechnung.
Sie müssen die extrahierten Details überprüfen und bestätigen, bevor die Rechnung vollständig importiert wird.
So validieren Sie importierte Rechnungen
Überprüfen Sie die durch OCR extrahierten Felder. Überprüfen Sie die folgenden durch OCR erkannten Details:
Typ: Rechnung oder Gutschrift
Titel
Kunde
Betrag und Währung
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
💡 Hinweis: Für Gutschriften ist nur das Rechnungsdatum erforderlich.
Bestätigen Sie die Rechnungsdetails
Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an den extrahierten Informationen vor.
Sobald alles korrekt ist, bestätigen Sie die Rechnung.
⚠️ Wichtig: Die Rechnungsnummer kann nach der Validierung nicht mehr geändert werden. Um sie zu ändern, müssen Sie die Rechnung löschen und erneut importieren.
Nach der Validierung der Rechnung
Die Validierung einer Rechnung löst mehrere Aktionen aus:
Hinzufügen zur Rechnungsliste: Die Rechnung wird in die Liste Rechnungen oder Verfügbare Gutschriften verschoben.
Anhängen der PDF- oder Bilddatei: Die Originaldatei wird automatisch mit der Rechnung verknüpft.
Erstellen einer erwarteten Transaktion: Ein Eintrag wird in Treasury für zukünftige Abstimmungen erstellt.
Aktualisierung der Analysen: Zahlen im Abschnitt Analysen werden aktualisiert.
Eintrag in der Abstimmung: Die Rechnung erscheint im Reiter Abstimmung zur Zuordnung mit Zahlungen.
Aktualisierung der Kundendaten: Anpassung des Fälligen Betrags, Ausstehenden Betrags und Durchschnittlichen Verzugs für den zugehörigen Kunden.
Umgang mit doppelten Rechnungen
Wenn eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer bereits existiert:
Sie erhalten eine Nachricht: "Es scheint, dass diese Rechnung bereits importiert wurde."
Sie können wählen:
Das neue Dokument verknüpfen: Das neue PDF mit der bestehenden Rechnung verknüpfen.
Das bestehende Dokument ersetzen: Die Rechnung mit dem neuen PDF aktualisieren, wenn es denselben Dateinamen hat.
Dies stellt sicher, dass Ihre Daten genau und aktuell bleiben.
Zugriffsbeschränkungen für Nicht-Admin-Benutzer
Wenn Einschränkungen aktiviert sind in den Einstellungen (⚙️), haben Nicht-Admin-Benutzer eingeschränkten Zugriff.
Nicht-Admin-Benutzer können:
Rechnungen für ihnen zugewiesene Kunden sehen.
Alle Rechnungen importieren und validieren, auch für Kunden, denen sie nicht zugewiesen sind.
Admin-Benutzer haben vollen Zugriff auf alle validierten Rechnungen.
Einrichten von E-Mail-Weiterleitungen
Um die Weiterleitung von Rechnungen aus Ihrer E-Mail zu automatisieren:
Gmail-Benutzer:
Richten Sie eine Weiterleitungsregel in den Gmail-Einstellungen ein.
Gmail sendet einen Bestätigungscode an Ihre AR-E-Mail-Adresse.
Outlook-Benutzer:
Erstellen Sie eine Weiterleitungsregel in den Outlook-Einstellungen.
Outlook kann ebenfalls einen Bestätigungscode an Ihre AR-E-Mail senden.
⚠️ Da Sie keine E-Mails abrufen können, die an Ihre AR-Adresse gesendet werden, wenden Sie sich an das Agicap-Support-Team, um den Bestätigungscode zu erhalten, falls erforderlich.
💡 Tipps
OCR-Validierung überspringen: Wenn Sie möchten, können Sie PDFs direkt Rechnungen zuweisen, ohne die OCR-Validierung zu verwenden, indem Sie die Funktion PDF Rechnungen zuordnen nutzen.
Organisieren Sie Ihre Rechnungen: Überprüfen und validieren Sie regelmäßig ausstehende Rechnungen, um Ihre Daten aktuell zu halten.
Überwachen Sie Duplikate: Überprüfen Sie immer auf doppelte Rechnungen, um Fehler in Ihren Finanzdaten zu vermeiden.