Grundlagen des Rechnungsimports verstehen
Sie können Rechnungen und Gutschriften in Accounts Receivable über eine Tabellenblatt importieren. Dies kann mit einer von Agicap erstellten benutzerdefinierten Importmethode erfolgen.
Wenn Sie diese Methode verwenden möchten, müssen Sie den Chat kontaktieren, um den benutzerdefinierten Import zu erstellen. Sie werden Sie bitten, entweder das Kundenbuch oder eine Liste Ihrer aktuellen Rechnungen zu senden.
In der Regel kann es ein bis zwei Wochen dauern, um diese Einstellung zu erstellen.
Unterstützte Dateiformate
Accounts Receivable unterstützt nur das Excel-Arbeitsmappenformat (.xlsx) für den Import von Rechnungen.
Maximale Dateigröße und Rechnungsgrenze
Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 10 MB.
Sie können bis zu 60.000 Rechnungen und Gutschriften importieren.
Die Anzahl der Rechnungen entspricht der Anzahl der nicht leeren Zeilen in Ihrer Datei.
Rechnungsimportmodi zum Markieren von Rechnungen als bezahlt
Es stehen zwei Modi zum Importieren von Rechnungen zur Verfügung, um sie als bezahlt zu markieren:
Ausstehende Importmethode
Mit der Ausstehenden Importmethode müssen Sie nur ausstehende Rechnungen importieren. Rechnungen, die in Accounts Receivable vorhanden sind, aber nicht in Ihrer importierten Datei, werden automatisch als bezahlt markiert.
Diese Methode ist nützlich, wenn Ihr ERP-System nur ausstehende Rechnungen extrahieren kann oder wenn Sie eine große Anzahl von Rechnungen haben.
Um diese Methode zu verwenden, kontaktieren Sie den Chat, die blaue Blase unten rechts in Ihrem Agicap-Konto, und bitten Sie sie, den Import ausstehender Rechnungen zu aktivieren.
💡 Sobald aktiviert, achten Sie darauf, immer alle Ihre laufenden Rechnungen zu importieren, da sonst alles auf Agicap als bezahlt markiert wird.
Historische Importmethode
Mit der Historischen Importmethode importieren Sie alle Rechnungen, sowohl bezahlte als auch unbezahlte. Rechnungen in Ihrer Datei werden entsprechend in Accounts Receivable erstellt oder aktualisiert. Diese Methode ist die Standardimportmethode.
Schritte zum Importieren von Rechnungen mit einem Tabellenblatt
Erstellen Sie ein Tabellenblatt, welches Sie zukünftig als Vorlage nutzen
Die benötigen Spalten finden Sie hier:
Importieren Sie die Datei
Navigieren Sie in Accounts Receivable zum Reiter Ausgangsrechnungen
Laden Sie Ihre Datei hoch: "+ Rechnungen hinzufügen" -> "Import aus einem Tabellenblatt"
Überprüfen Sie die Importanalyse
Nach dem Import sehen Sie eine Zusammenfassung:
Anzahl der neuen Rechnungen/Gutschriften, die importiert werden sollen.
Anzahl der Rechnungen/Gutschriften, die aktualisiert werden sollen.
Anzahl der Rechnungen, die als bezahlt markiert wurden.
Validieren Sie den Import
Überprüfen Sie den Analysebericht sorgfältig vor der Validierung.
Stellen Sie sicher, dass die Anzahl der als bezahlt markierten Rechnungen korrekt ist.
Schließen Sie den Import ab
Nach der Validierung werden Rechnungen in Cash Collect erstellt oder aktualisiert.
Was passiert nach dem Import der Rechnungen?
Neue Rechnungen und Gutschriften
werden in den Reitern Rechnungen oder Gutschriften erstellt
Erwartete Transaktionen werden in der Treasury erstellt, wenn die Synchronisierung aktiviert ist.
Analysen und Abstimmungsdaten werden entsprechend aktualisiert.
Bestehende Rechnungen
Informationen wie Betrag, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum können aktualisiert werden.
Die Rechnungsnummer kann nicht geändert werden. Bei Bedarf löschen und die Rechnung erneut importieren.
Aktualisierungen werden in Treasury, Analysen und Abstimmungen widergespiegelt.
Verwaltung importierter Rechnungen
Nach dem Import können Sie die folgenden Rechnungsinformationen bearbeiten:
Titel
Kunde
Betrag und Währung
Ausstellungsdatum
Fälligkeitsdatum
Erwarteter Verzug
⚠️ Die Rechnungsnummer kann nicht geändert werden, sobald die Rechnung verifiziert ist.
💡 Tipps
Stellen Sie sicher, dass Ihr Tabellenblatt korrekt formatiert ist und alle Pflichtspalten enthält.
Wenn Sie die Ausstehende Importmethode verwenden, fügen Sie immer alle ausstehenden Rechnungen ein, um eine falsche Markierung bezahlter Rechnungen zu vermeiden.
Wenn Sie Leistungsprobleme bei großen Importen haben, sollten Sie Ihre Datei in kleinere Teile aufteilen.
Überprüfen Sie die Importanalyse sorgfältig vor der Validierung, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.
Q&A ❓
Warum kann ich nach dem Import nicht alle Rechnungen sehen?
Wenn Sie ein Nicht-Admin-Benutzer sind und die Einschränkung in den Einstellungen aktiviert ist, sehen Sie nur Rechnungen, die mit Kunden verknüpft sind, bei denen Sie als interner Benutzer zugewiesen sind. Admin-Benutzer haben Zugriff auf die vollständige Liste der Rechnungen.
Was soll ich tun, wenn ich eine Rechnungsnummer ändern muss?
Sobald eine Rechnung verifiziert ist, kann die Rechnungsnummer nicht geändert werden. Um sie zu ändern, müssen Sie die Rechnung löschen und mit der korrekten Rechnungsnummer erneut importieren.
Wie gehe ich mit Teilzahlungen oder Ratenzahlungen um?
Wenn Sie den fälligen Betrag für Teilzahlungen aktualisieren, beachten Sie, dass der ursprüngliche Betrag nicht beibehalten wird und Raten nicht automatisch erstellt werden. Möglicherweise müssen Sie Raten manuell verwalten, indem Sie die Rechnung bei Bedarf in Agicap aufteilen.
Warum dauert es lange, bis die erwartete Transaktion in der Treasury erscheint?
Nach dem Import von Rechnungen kann die Synchronisierung mit der Treasury einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei großen Importen:
Der Import von 10.000 Rechnungen kann etwa 20 Minuten dauern.
Der Import von 60.000 Rechnungen kann bis zu 1 Stunde dauern.
Bitte geben Sie den erwarteten Transaktionen etwas Zeit, um in der Treasury zu erscheinen.